Использование личного имущества в служебных целях
В наши дни работникам часто приходится использовать свое личное имущество в служебных целях. Особенно часто работники используют свой личный транспорт... Возникает вопрос, как надлежащим образом оформить трудовые отношения с таким работником? Для этого можно закрепить в трудовом договоре выплату денежной компенсации за использование, износ, амортизацию имущества который использует работник в своей работе и возмещение расходов, которые связанны с его эксплуатацией (ст. 188 ТК) либо заключить договор аренды.
В соответствии с вышеуказанной правовой нормой работник может получить компенсацию, если:
1. работник использует личное имущество;
2. он использует его в интересах работодателя, а не в личных целях;
3.работодатель с этим согласен...
4. Соглашением сторон определен размер компенсации.
В служебных целях работник может использовать самое разное имущество, как личный транспорт так и личный инструмент, оборудование, материалы.
Под личным имущество в названной норме понимается не только имущество находящееся в собственности работника, но и имущество находящееся у него на иных законных основаниях. Работодатель обязан возмещать расходы за использование работником любого имущества. Такова позиция судов. А вот и Минфина позиция иная. Он полагает, что работодатель обязан компенсировать сотруднику использование в интересах работодателя личного автомобиля работника. Так же считает Минтруд. Это следует учитывать в случае возникновения конфликтамежду сторонами ТД.
За периоды, когда работник не работал, то есть не использовал автомобиль в интересах работодателя отпуск, болезнь, др.) работодатель не обязаны платить компенсацию.
Уловки работодателя в суде о том, что тот не знал об использовании работников в интересах работодателя автомобиля не пройдут. Закон не требует письменного оформления такого согласия, однако письменное согласие подтвердит наличие соглашение с работником о размере компенсации.
В отдельных случаях согласия работодателя вообще не требуется. Например в больнице не выдавали спецодежду и медсестра вынуждена была приобрести и использовать свою. Так как работодатель обязан обеспечивать своих работников спецодеждой суд взыщет расходы работника на эти нужды.
Работодатель может пользоваться имуществом работника, если оформит соответствующие документы и закрепит это право в ТД при приеме на работу или в дополнительном соглашении к нему.
Для начисления работнику компенсации за использование своего имущества, руководитель должен издать соответствующий приказ, основанием для которого будет трудовой договор или дополнительное соглашение.
Кроме того, работник должен обязательно предоставить в бухгалтерию компании копии документов подтверждающих, что имуществопринадлежит ему на законном основании, документы подтверждающие расходы на него, что имущество используется в служебных целях. Этого требует Минфин в письме от 17.06.2009 года 03-04-06-01/138.
Если работник не представлял в бухгалтерию таких документов суд откажет ему во взыскании компенсации в случае судебного разбирательства.
Размер компенсации работодатель можете установить в локальном нормативном акте или индивидуально с каждым работником в трудовом договоре или допсоглашении к нему. При этом размер компенсации должен быть экономически обоснован.
Компенсация через договор аренды
Некоторые работодатели заключают с работником договор аренды имущества работника. В таких случаях сторонами являются арендодатель и арендатор, который должен платить не компенсацию, а арендную плату
В таких случаях нужно помнить о налоговых рисках, которые связаны с заключением договора аренды. Как известно арендная плата облагается НДФЛ, как доход работника. То есть, он обязан платить налог самостоятельно. Работодатель удерживать его не обязан. Если работник иностранец, то налог составит 30% (ст. 224 НК).
Если работодатель является налоговым агентом он обязан удерживать налог иначе ему грозит штраф в размере 20% от суммы, которую не удержал.
В то же время работодатель при расчете налога на прибыль вы может уменьшить сумму дохода на величину произведенных расходов на арендную плату... Важно, чтобы эти расходы были обоснованными и документально подтверждены. Расходы работодателя на текущий и капитальный ремонт арендуемого имущества, так же можно вычесть.