Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении- как ее рассчитать
Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении работника рассчитывается исходя из количества дней отпуска, которые работник ко дню увольнения не использовал. Расчет компенсации за неиспользованный отпуск в разных ситуациях производится по разному.
По общему правилу продолжительность отпусков исчисляется в календарных днях, а отсюда количество дней отпуска, которые не использовал работник ко дню увольнения, так же рассчитывается в календарных днях.
В рабочих днях отпуск предоставляется:
— сотрудникам, занятым на сезонных работах;
— лицам, заключившим трудовые договоры на срок до двух месяцев.
В этих случаях при определении количества неиспользованных дней отпуска, для расчета компенсации, следует применять метод пересчета рабочих дней в календарные. Он рекомендован в письме Минтруда России от 01.02.2002 № 625-ВВ «Об исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска».
Какие данные необходимы для определения количества дней отпуска неиспользованных работником
Для определения количества неиспользованных календарных дней отпуска необходимы следующие данные:
— продолжительность отпускного стажа работника;
— общее количество дней отпуска, заработанных работником за время работы на предприятии;
— количество использованных работником дней отпуска.
Как определить отпускной стаж
Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется работнику за каждый рабочий год (п. 1 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР от 30.04.1930 № 169, далее — Правила об отпусках).
Первый рабочий год исчисляется со дня поступления на работу к данному работодателю, а последующие — со дня, следующего за днем окончания предыдущего рабочего года.
Когда возникает право на отпуск
Право на использование отпуска возникает по истечении шести месяцев непрерывной работы у работодателя. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения указанного срока.
Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной в данной компании. При этом не исключается возможность предоставления в одном календарном году двух отпусков за разные рабочие годы (ч. 4 ст. 122 ТК РФ).
В случае увольнения работника течение его отпускного стажа заканчивается. Устраиваясь на работу к новому работодателю, сотрудник начинает с первого дня работы заново зарабатывать отпускной стаж.
О порядке расчета отпускных в 2014 году читайте здесь.
Если какие-либо периоды времени не включаются в отпускной стаж, окончание рабочего года для целей расчета количества неиспользованных дней отпуска смещается на число исключенных дней (письмо Роструда от 14.06.2012 № 854-6-1).
Из отпускного стажа исключается период неоплачиваемого отпуска, предоставляемого по просьбе работника, превышающий 14 календарных дней в течение рабочего года, отпуск по уходу за ребенком, время отсутствия работника на работе без уважительных причин.
Пример №1.
В течение рабочего года у работника был отпуск без сохранения зарплаты. На работу он был принят 15 мая 2013 года. В первый год работы по заявлению работника ему были предоставлены три отпуска без сохранения заработной платы на 3, 6 и 5 календарных дней.
Отсюда, первый рабочий год работника начинается 15 мая 2013 года, а должен закончиться 14 мая 2014 года. Поскольку общее количество дней, предоставленных без оплаты, не превышает 14 календарных дней в течение рабочего года, сдвигать дату его окончания не нужно. Последний день первого рабочего года — 14 мая 2014 года.
ПРИМЕР № 2
У работницы были отпуска по беременности и родам, по уходу за ребенком
На работу она была принята 15 августа 2011 года. С 6 июля по 22 ноября 2012 года она находилась в отпуске по беременности и родам, а с 23 ноября 2012 года взяла отпуск по уходу за ребенком до полутора лет. Отпуск должен был закончиться 22 мая 2014 года.
С 3 февраля 2014 года по соглашению с работодателем сотрудница вышла на работу на условиях неполного рабочего времени, по 4 часа 5 дней в неделю. 16 июня 2014 года работница уволилась по собственному желанию. Отсюда, первый рабочий год работницы начался 15 августа 2011 года и должен был закончиться 14 августа 2012 года. С 6 июля по 22 ноября 2012 года она находилась в отпуске по беременности и родам, этот период включается в стаж, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск. Дату окончания первого рабочего года сдвигать не нужно.
Первый рабочий год сотрудница отработала полностью. Она имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск полной продолжительности — 28 календарных дней.
Второй рабочий год начался 15 августа 2012 года. Он должен был закончиться 14 августа 2013 года. Но отпуск по уходу за ребенком не включается в стаж работы, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск.
Работница ухаживала за ребенком с 23 ноября 2012 года по 2 февраля 2014 года (этот период исключается), а 3 февраля 2014 года сотрудница вышла на работу на условиях неполного рабочего времени.
Период с 3 февраля по 16 июня 2014 года (день увольнения) исключать из отпускного стажа не нужно .
Из отпускного стажа исключаем 437 календарных дней отпуска по уходу за ребенком, когда работница не трудилась.
Таким образом, дата окончания второго рабочего года должна быть смещена на 437 календарных дней — на 25 октября 2014 года.
Второй рабочий год начался 15 августа 2012 года и длился (с учетом прерывания) до момента увольнения 16 июня 2014 года. В этом периоде есть два отрезка времени, которые учитываются в отпускном стаже:
— с 15 августа по 23 ноября 2012 года (отпуск по беременности и родам) — 3 месяца и 9 календарных дней;
— с 3 февраля по 16 июня 2014 года (работа в режиме неполного рабочего времени) — 4 месяца и 14 календарных дней.
Сложим продолжительность этих двух отрезков времени и получим 7 месяцев и 25 календарных дней.
Получается, что общий отпускной стаж за время работы женщины составляет 1 год 7 месяцев и 25 календарных дней.
Если работник уволен за прогул, компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении ему положена, но время отсутствия без уважительных причин на работе исключается из отпускного стажа.
ПРИМЕР № 3
В течение рабочего года работник отсутствовал на работе без уважительных причин
На работу он был принят 2 сентября 2013 года. Со 2 апреля 2014 года работник не был на работе. Уважительных причин отсутствия он не назвал. 2 июня 2014 года было принято решение о его увольнении за прогул.
Необходимо определить отпускной стаж работника для расчета суммы компенсации за неиспользованный отпуск. Период со 2 апреля по 1 июня 2014 года (время отсутствия на работе без уважительной причины) не включается в отпускной стаж.
За период со 2 сентября 2013 года по 2 июня 2014 года работник отработал 9 месяцев, из них исключается время прогула — 2 месяца. Отпускной стаж составил 7 месяцев (9 мес. – 2 мес.).
Расчет количества заработанных дней отпуска
Количество заработанных дней отпуска рассчитывается путем деления продолжительности отпуска в календарных днях на 12 месяцев, а затем умножается на количество месяцев отпускного стажа работника (п. 29 Правил об отпусках).
При этом менее половины месяца отбрасывается, а более половины округляется до целого.
В зависимости от установленной продолжительности отпуска можно рассчитать количество дней отпуска, положенное за каждый месяц рабочего года:
— 2,33 календарного дня при продолжительности отпуска 28 календарных дней;
— 2,92 календарного дня при продолжительности основного отпуска 28 календарных дней и дополнительного отпуска 7 календарных дней.
В отличие от отпуска, который может быть предоставлен только в целых днях, при расчете компенсации за неиспользованные дни отпуска их округление законодательством не предусмотрено.
Однако работодатель самостоятельно может локальным нормативным актом предусмотреть округление количества неиспользованных дней отпуска в целях расчета суммы компенсации. Если в компании такое решение принято, то округление следует производить не по правилам математики, а каждый раз в большую сторону в пользу работника.
ПРИМЕР 4
Работник отработал в компании 7 месяцев. На его рабочем месте предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней.
Необходимо определить количество календарных дней, за которые будет выплачена компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении, если известно, что в Положении об оплате труда компании есть норма об округлении этого показателя до целого числа.
Согласно прямому расчету количество заработанных календарных дней отпуска равно 16,31 (2,33 календ. дн. × 7 мес.). При округлении получим целое число — 17 календарных дней, за которые положена компенсация за неиспользованый отпуск.
Отпуск 28 календарных дней. Один рабочий год состоит из 12 месяцев. При продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска 28 календарных дней рабочий год складывается, как правило, из 11 месяцев работы и примерно одного месяца отдыха (п. 1 ст. 115 ТК РФ).
Если сотрудник проработал в компании не менее 11 месяцев , включаемых в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, ему выплачивается полная компенсация (ст. 121 ТК РФ и п. 28 Правил об отпусках).
ПРИМЕР №5
Работник отработал 11 месяцев был принят на работу 11 июля 2013 года. 19 июня 2014 года он уволился по собственному желанию. В этот период работнику отпуск не предоставлялся.
Первый рабочий год работника начинается 11 июля 2013 года и должен закончиться 10 июля 2014 года, но работник уволился раньше. Отпускной стаж по состоянию на 19 июня 2014 года составил 11 месяцев и 9 календарных дней. 9 календарных дней — это менее половины месяца, они в расчет не принимаются. В данном случае работник проработал 11 месяцев, поэтому ему должна быть выплачена полная компенсация за неиспользованный отпуск — за 28 календарных дней.
Работнику, проработавшему у работодателя 12 месяцев без отпуска, также положена компенсация 28 дней отпуска. Некоторым категориям работников предоставляется удлиненный ежегодный основной оплачиваемый отпуск (п. 2 ст. 115 ТК РФ). Например, педагогам.
Так, продолжительность ежегодного основного удлиненного оплачиваемого отпуска педагогических работников составляет 42 или 56 календарных дней .
Педагогам, которым предусмотрена продолжительность отпуска 42 календарных дня, при увольнении полная компенсация за неиспользованный отпуск выплачивается, если работник проработал не менее 11 месяцев в текущем рабочем году.
А если ежегодный оплачиваемый отпуск составляет 56 календарных дней, то полная компенсация положена при увольнении по истичении 10 месяцев учебного года. Эта норма прописана в пункте 6.6. Отраслевого соглашения по организациям, находящимся в ведении Министерства образования и науки Российской Федерации, на 2012—2014 годы, утвержденного Профсоюзом работников народного образования и науки РФ, Минобрнауки России от 22.02.2012 № СОГ-3/12.
ПРИМЕР 6
Учитель была принята на работу в среднюю общеобразовательную школу 26 августа 2013 года. 30 июня 2014 года она уволилась по собственному желанию. При этом основной ежегодный отпуск продолжительностью 56 календарных дней за текущий рабочий год на день увольнения работнице не был предоставлен.
За текущий рабочий год с 26 августа 2013 года по 30 июня 2014 года отработано 10 полных месяцев и 5 календарных дней, по правилам округления отпускного стажа — 10 месяцев.
Учитель может претендовать на получение компенсации за неиспользованный отпуск полной продолжительности — 56 календарных дней.
Особые основания увольнения для выплаты полной компенсации. На полную компенсацию за неиспользованый отпуск также могут рассчитывать сотрудники, проработавшие от 5,5 до 11 месяцев, если они увольняются по следующим основаниям:
— ликвидация предприятия (учреждения) или отдельных частей его, сокращение штата или работ, а также реорганизация или временная приостановка работ;
— поступление на действительную военную службу;
— командирование в установленном порядке в вузы, техникумы, на подготовительные отделения при вузах;
— переброска на другую работу по предложению органов труда или состоящих при них комиссий;
— выяснившаяся непригодность к работе.
ПРИМЕР №7
Увольнение в связи с призывом на военную службу призывник работает с 13 октября 2013 года. Сотруднику положен ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней. 31 марта 2014 года он уволился в связи с призывом на военную службу. У Призывника не было времени, исключаемого из отпускного стажа. Отпускной стаж работника составил:
— с 13 октября 2013 года по 12 марта 2014 года — 5 полных месяцев;
— с 13 марта по 31 марта 2014 года — 19 календарных дней. 19 календарных дней округляются до полного месяца. Отпускной стаж составит 6 месяцев.
Поскольку работник отработал более 5,5 месяца, при увольнении в связи с призывом на военную службу ему положена полная компенсация за неиспользованный отпуск. Она будет выплачена за 28 календарных дней.
Увольняющийся сотрудник, не отработавший на данном предприятии периода, дающего ему право на полную компенсацию, имеет право на пропорциональную денежную компенсацию.
Отпускной стаж менее месяца. Компенсация за неиспользованный отпуск полагается работнику, отработавшему по трудовому договору более 15 календарных дней (п. 28, 35 Правил об отпусках, письма Роструда от 08.06.2007 № 1920-6 и от 23.06.2006 № 944-6).
При увольнении такому работнику должна быть выплачена компенсация за неиспользованный отпуск пропорционально отработанному им времени.
ПРИМЕР № 8
Работник отработал меньше месяца был принят на работу в 26 мая 2014 года. С ним заключен бессрочный трудовой договор. Сотруднику положен ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Работник решил уволиться по собственному желанию. 20 июня 2014 года. — последний день его работы.
Первый рабочий месяц — с 26 мая по 25 июня 2014 года (ст. 14 ТК РФ). На дату увольнения работник проработал в компании 26 дней, то есть более половины месяца.
Следовательно, ему полагается компенсация за 2,33 календарного дня (28 календ. дн. : 12 мес. × 1 мес.), а если в компании предусмотрено округление, то за 3 календарных дня.
Отпускной стаж — несколько месяцев. Если работник увольняется по собственному желанию, отработав менее 11 месяцев, он имеет право на пропорциональную компенсацию.
ПРИМЕР № 9
Сотрудник отработал меньше 11 месяцев
Работник отработал 5 месяцев и 19 календарных дней и увольняется по собственному желанию.
Рабочий год отработан не полностью. Причина увольнения не дает работнику права на полную компенсацию.
Отпускной стаж с учетом округления — 6 месяцев. Количество заработанных дней отпуска, за которые должна быть выплачена компенсация, рассчитывается пропорционально продолжительности отпускного стажа.
Компенсация будет выплачена за 14 календарных дней (28 календ. дн. : 12 мес. × 6 мес.).
Компенсируем неиспользованные дни отпуска
При увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска .
Для определения количества дней заработанного отпуска, подлежащих компенсации, необходимо общее количество заработанных отпускных дней уменьшить на количество использованных дней отпуска.
В течение рабочего года изменились условия предоставления отпуска. В этом случае количество дней неиспользованного отпуска рассчитывается отдельно для периодов с разными условиями предоставления отпуска, а затем складывается. Общая сумма уменьшается на количество использованных дней отпуска.