Оплата проезда к месту отдыха северянам

Работники Севера имеют право на оплату проезда к месту отдыха во время ежегодного отпуска.
Порядок компенсации расходов работника на проезд к месту отдыха закрепляется в локальном акте работодателя. Как правило, за основу берутся правила компенсации для федеральных бюджетных организаций, поскольку работники иных организаций не могут получить компенсацию меньше бюджетников. Любой работодатель должен оплатить не только билеты на поезд или самолет работника, но и других неработающих членов его семьи... Но если работник отправит ребенка на море, а сам не поедет, работодатель деньги не вернет. Совместную поездку компенсировать нужно, причем по фактическим расходам. Провоз багажа также должен компенсироваться за счет работодателя
(ч. 1 ст. 325 ТК РФ, постановление КС РФ от 09.02.2012 № 2-П).

Члены семьи, на которых распространяются льготы — это неработающие супруг и несовершеннолетние дети, проживающие вместе с работником (части 2 – 7 ст. 325 ТК РФ, абз. 24 п. 6 Обзора ВС РФ от 26.02.2014).

Нередко коммерческие предприятия оспаривают компенсацию за проезд к месту отдыха членов семьи , мотивируя тем, что нормы об оплате стоимости проезда и провоза багажа к месту отпуска и обратно неработающих членов семьи предусмотрены лишь для работников федеральных государственных органов, государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений (ч. 2 ст. 325 ТК РФ).

Однако судебная практика складывается в пользу работников. Суды мотивирую свои решения в пользу работников следующим образом.Порядок компенсации расходов работодатели прописывают в локальных актах (ч. 8 ст. 325 ТК РФ). Он не может ухудшать положение работников по сравнению с установленным законодательством (ч. 4 ст. 8 ТК РФ). В статье 325 ТК РФ есть нормы о компенсации проезда членам семьи федеральным бюджетникам. Значит, и другим категориям работников полагаются аналогичные льготы. Поэтому в акт нужно включить условие об оплате стоимости проезда и провоза багажа родственников работника.

Поездка члена семьи на отдых без работника — частая причина споров. Работники отправляют детей, а сами остаются дома. В этом случае работодатель не обязан возмещать расходы на проезд. Право на компенсацию члена семьи производно от права работника.1

Работник-северянин может съездить в отпуск и обратно за счет компании раз в два года. Компенсация должна выплачиваться и в случаях когда работник отдыхал с семьей, но выехал с ними к месту отпуска в разные даты. Это следует из ч. 2 ст. 325 ТК РФ, абз. 40 п. 6 Обзора ВС РФ от 26.02.2014,

Право на компенсацию за проезд к месту отдыха и обратно имеют только работники из районов Крайнего Севера или приравненных к ним местностей. Работники из других регионов право на такую компенсацию не имеют. При этом, не важно, получают ли они районный коэффициент и процентную надбавку или нет. ( определения ВС РФ от 28.03.2014 № 55-КГ14-1).

Положены ли работнику компенсации как северянину — зависит от того, где он фактически трудится. Местонахождение компании-работодателя — вторично ( Обзора ВС РФ от 26.02.2014).

Коммерческие компании сами определяют порядок компенсации расходов работников . Для этого следует использовать сразу несколько документов. Основные положения прописываются в коллективном договоре и локальном нормативном акте. В право на компенсацию должно быть отражено и в трудовом договоре.
Роструд указал в отношении дней выплаты зарплаты. Их работодатель устанавливает в правилах внутреннего трудового распорядка, коллективном и трудовом договорах (ч. 6 ст. 136 ТК РФ, письмо от 20.06.2014 № ПГ/6310-6-1).
В локальном акте следует закрепить максимум деталей:
— виды отпусков (кроме ежегодного), когда работник вправе попросить компенсацию проезда (например, отпуск за свой счет, детские отпуска);
— документы, подтверждающие, что родственник не трудится (трудовая книжка, справка из центра занятости);
30 кг — вес багажа, который работник может провести за счет работодателя.
— количество поездок за счет работодателя (можно предусмотреть ежегодную компенсацию, вместо одного раза в 2 года);
— вид транспорта, проезд на котором работодатель не компенсирует (такси);
— форму заявления о возмещении расходов (сделайте ее приложением к акту);
— порядок выдачи аванса для приобретения билетов, провоза багажа (исходите из примерной стоимости проезда);
— документы, необходимые для получения компенсации (составьте отдельные списки для личного автомобиля, ж/д и авиатранспорта);
— срок, когда работник должен сдать авансовый отчет в бухгалтерию (так вы дисциплинируете персонал);
— порядок расчета компенсации (распишите алгоритмы, учитывая смену видов транспорта, передвижение только по России или выезд (вылет) за границу).

Некоторые работодатели намеренно не регулируют вопросы компенсации. Они считают, что если в локальном акте, коллективном или трудовом договоре нет условий возврата работнику денег, то отдавать их не нужно. Но суды рассматривают это как незаконное лишение права на компенсацию расходов.

Если работник с семьей добирался до места отдыха на личном автомобиле, ему так же полагается компенсация. Кто собственник автомобиля — работник или его супруга — значения не имеет.
Некоторые работники ездят в отпуск на автомобиле. Если работник ездил на отдых на автомобиле по доверенности от других лиц, компенсация не выплачивается.

С работника можно удержать разницу между выданным авансом и фактическими расходами на проезд, но только с его письменного согласия. Иначе работник все вернет через суд (ч. 3 ст. 137 ТК РФ, определение ВС Республики Саха (Якутия) от 08.04.2015 № 33-1192/2015).

Работник может использовать названную льготу раз в 2 года . По истечении полгода с момента приема на работу — работник имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск . Работодатель оформляет отпуск, работник может попросить компенсировать проезд. Работодатель не должен ждать, когда работник отработает 2 года. Это ограничивает его права. Например, работник трудоустроился 21.09.2015 года, следовательно работодатель должен выплатить аванс за проезд по требованию работника с 21.03.2016 года. Двухгодичным периодом, когда работник вправе поехать на отдых за счет компании, будет с 21.09.2015 по 20.09.2017.

Если работник использует отпуск по частям то и в этом случае работник получает деньги один раз в 2 года. При этом не важно, что несколько частей отпуска будут предоставлены за один и тот же рабочий год.
Отказать работнику в оплате проезда если жена работника годом ранее получила компенсацию от своего работодателя нельзя. Работодатель контролирует число компенсаций в 2-годичном периоде по своим работникам.

Стоимость проезда компенсируется на основании оригиналов проездных билетов и багажных квитанций.

Работники-северяне, как и остальные граждане, могут отдыхать в любой точке мира. Но работодатель компенсирует стоимость билетов частично, до государственной границы. Обратный маршрут оплачивается по таким же правилам.

Неизрасходованный аванс на поездку, работник должен возвратить. Чтобы вернуть излишне выплаченную сумму аванса, не истраченную на билеты, работодателю нужно доказать, что компенсация не входит в состав заработка. В противном случае работник возвращать аванс не обязан.

Чтобы получить компенсацию, работнику нужно подтвердить поездку и расходы на нее. Перелет доказывают электронным билетом и посадочным талоном. Работники нередко теряют талон. Из-за этого работодатели отказывают компенсировать дорогу.
Вместо посадочного талона работник вправе представить справку перевозчика. Тогда у работодателя нет оснований не возместить расходы на проезд.

Бывает, что работодатели ограничивают размер выплаты в пользу работника локальными нормативными актами. Например, предусматривают, что независимо от стоимости билетов работник получит ₽ 20 тыс., а каждый неработающий член семьи — по ₽ 5 тыс. Работодатели считают, что допустимы любые нормы возмещения расходов на проезд в отпуск.

Срок сдачи авансового отчета с билетами и квитанциями — стандартное условие локального акта. Срок играет важную роль в процедуре удержания. Со дня его окончания у работодателя есть месяц, чтобы издать приказ и начать удерживать с работника выданные, но не израсходованные деньги . Работники не всегда сдают авансовый отчет вовремя. Тогда работодатели отказывают в компенсации расходов на проезд к месту отдыха и обратно. Но суды не считают задержку сдачи отчетов работниками причиной для отказа. Они взыскивают с компаний деньги, если нет других поводов не платить за дорогу работника