Расчетные листки в электронной форме
ТК РФ обязывает работодателей извещать работника о сумме зарплаты, ее составных частях и удержаниях . Причем делать это он должен в письменной форме. Однако, совсем не необязательно вручать именно бумажные листки. Известить работника о его заработной плате можно и в электронном виде, например, через страницу в сети, через которую работники, вводя логин и пароль, получает доступ к расчетным листкам.
В расчетных листках должны быть указаны следующие сведения:
- Составные части зарплаты, причитающейся за соответствующий период
- Размеры и основания произведенных удержаний
- Размеры иных сумм, начисленных работнику
- Общая денежная сумма, подлежащая выплате.
Вход работника в личный кабинет посредством логина и пароля может рассматриваться как простая электронная подпись. В свою очередь, подписанная ей электронная информация признается электронным документом, равнозначным подписанному собственноручно документу на бумажном носителе. Это правило закреплено в ч. 2 ст. 6 ФЗ от 06.04.2011 № 63-ФЗ.
В ч. 4 ст. 312.1 ТК РФ закрплено, что, если гл. 49.1 ТК предусмотрено взаимодействие путем обмена электронными документами, используются усиленные квалифицированные электронные подписи. К таким ситуациям как раз относится ознакомление с расчетными листками. Отсюда, с дистанционными работниками использовать простую электронную подпись нельзя.
В то же время, если работник потребует копии расчетных листков в порядке ст. 62 ТК РФ, то работодатель обязан их распечатать и заверить. То есть, полностью избежать бумажной формы не получится.
Минтруд в своем письме № 14.1/ООГ-1560 от 21.02.2017 года так же изложил свою позицию по этому вопросу. В указанном письме он пишет, что извещение о составе зарплаты посредством электронной почты не нарушает закон, если предусмотрено в трудовом, коллективном договоре, ином локальном нормативном акте. В то же время Минтруд отмечает, что письмо это не разъяснения и указывает на то, что порядок извещения не установлен в отношении расчетных листков. В ст. 136 ТК РФ отдельно рассматриваются вопросы извещения о составных частях зарплаты в ч. 1 и утверждения формы расчетного листка в ч. 2, как будто эти вопросы не связаны.
В письме Минтруд указывает, что известить работника можно посредством электронной почты, но не пишет как. Он через запятую перечисляет документы, в которых надо предусмотреть возможность извещения работника посредством электронной почты. Если трактовать это буквально, то получается, что возможность отправки расчетных листков по электронной почте надо предусмотреть сразу в трех документах: ЛНА, трудовом и коллективном договорах.
Из сказанного можно полагать, что для извещения работников об их заработной плате путем направления электронных расчетных листков нужно предпринять следующие действия.
Во-первых нужно оформите простые электронные подписи. Простая электронная подпись может быть реализована путем создания личного кабинета, доступ к которому требует ввода пароля и логина. Это может быть личный кабинет в сети Интранет, в частности на официальном сайте компании либо в файлообменнике.
Во-вторых, нужно заключить соглашения с каждым работником об использовании простой электронной подписи .Сделать это можно в форме дополнительного соглашения к трудовому договору. Кроме этого нужно указать в соглашении: обязанность лица, создающего ключ простой электронной подписи, сохранять его конфиденциальность. Работник и работодатель должны хранить пароль и логин в тайне и не передавать их третьим лицам, порядок определения лица, подписывающего документ электронной подписью.
В –третьих, нужно закрепите порядок выдачи расчетных листков в локальном нормативном акте. В нем так же следует отметить, что согласно ст. 136 ТК РФ работодатель обязан извещать работников о составных частях зарплаты, но не обязательно под роспись.
В этом нормативном акте необходимо закрепить правила использования простой электронной подписи и обязанность работников знакомиться с расчетными листками.
Например, «Расчетные листки размещаются в личных кабинетах работников на корпоративном сайте. Работодатель в дни выплаты зарплаты отправляет на корпоративную электронную почту каждого работника письмо со ссылкой на личный кабинет, где размещается расчетный листок. Работник обязан регулярно проверять корпоративную электронную почту.
Соблюдайте законодательство о персональных данных. Ограничьте доступ к данным со стороны третьих лиц, возьмите с работников согласие на хранение данных в системе, а также в зависимости от ситуации и другие формы согласия. Подробнее — в графике.
В- четвертых нужно чтобы функционировал электронный автоматический журнал, который фиксировал бы загрузку листков работодателем и действия работника по получению доступа к ним. Такой журнал поможет в случае спора подтвердить направление расчетных листков работнику.