Порядок выбора формы  трудовой книжки

ФЗ от 16.12.2019 года № 439-фЗ обязывает всех работодателей в срок до 30 июня 2020 года письменно уведомить каждого работника об изменениях в законодательстве, связанных с появлением электронных трудовых книжек. Форма уведомления законом не установлена. В законе говорится лишь о том, что работникам нужно сообщить о новых правилах и о возможности выбора между электронной и бумажной трудовой книжкой. В связи с этим работодателю нужно подготовьте уведомление в бумажном виде в двух экземплярах. Работнику надо дать расписаться на обоих экземплярах. Один экземпляр вручить работнику, а второй оставить в отделе кадров. Если работник подал заявление о переходе на электронную книжку, бумажную трудовую книжку ему нужно выдать на руки.
В графе 1 трудовой книжки следует указать порядковый номер записи,а в графе 2 указать дату выдачи работнику бумажной трудовой. В 3 графе нужно сделать следующуюзапись «Работник подал заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации». Графа 4 должна содержать реквизиты заявления работника.
Несмотря на то, что заверять записи в трудовой книжке подписью и печатью работодателя и подписью работника, а также получать подпись работника в книге учета движения трудовых книжек формально нужно только при увольнении, лучше все же соблюсти этот порядок и при выдаче трудовой на руки.
Работодателям необходимо определить e-mail, на который работники будут направлять заявления о выдаче им сведений о трудовой деятельности. Также нужно определить порядок направления таких заявлений по электронной почте и ответов на них. При этом нужно указать следующее:
1. принимаются ли сканированные копии заявлений, или достаточно текста электронного письма;
2. запросы принимаются только с корпоративных адресов сотрудников или и с личных тоже; как быть сотрудникам, у которых нет корпоративной электронной почты;
3. ожидать ли работникам ответа, в какой срок.
При приеме на работу в 2020 году нового работника, при подписании трудового договора имеет смысл просить его написать заявление о ведении трудовой.

Минтруд издал письмо от 13.03.2020 № 14-2/В-260, в котором разъяснил, что в законе нет специальной нормы, регулирующей сроки выдачи трудовой книжки в случае подачи работником заявления на предоставление сведений о трудовой деятельности. Поэтому нужно  применять правила выдачи документов, связанных с работой (ч. 1 ст. 62 ТК). Отсюда, трудовую книжку нужно выдать не позднее 3-х рабочих дней после того, как сотрудник подал соответствующее заявление.

В то же время, с учетом писем Минтруда от 12.02.2020 № 14-2/В-150, от 21.02.2020 № 14-2/ООГ-1289, в которых разъяснялось, что бумажную трудовую книжку нужно выдать в день, когда работник подаст заявление, работодателям лучше по возможности выдавать книжку «день в день».  Если такой возможности нет и в случае претензий проверяющих органов работодатель может ссылаться  на письмо Минтруда от 13.03.2020 № 14-2/В-260.

Даже если работник без уважительных причин не подал заявление о выборе формы трудовой книжки до 31.12.2020 включительно, он может и после этой даты перейти на электронную трудовую книжку, такое разъяснение дано в письме Минтруда от 11.02.2020 № 14-2/В-141).

При заполнении трудовой книжки, в графе 1 нужно  поставить порядковый номер вносимой записи, а в графе 2 поставить дату выдачи трудовой книжки на руки, которая, как было указано выше, должна совпадать с днем подачи работником заявления. В графе 3 должна быть запись о том, что работник подал заявление.

Минтруд в  в своем письме  от 21.02.2020 № 14-2/ООГ-1289 предписывает работодателям  проставлять дату заявления. Ведомство также указывает, что надо писать в этой графе номер заявления. Однако это актуально только для компаний, в которых регистрируют заявления работников, например в журнале.

Возникает вопрос: нужно ли заверять в трудовой книжке запись о подаче заявления?

Ответ: да, нужно. В письме от 16.03.2020 № 14-2/В-267 Минтруд указал: когда при выборе электронной трудовой книжки выдаете работнику бумажную, нужно заверить запись о подаче работником заявления надлежащим образом.  Следует поставить под записью подпись работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печать организации (при наличии), а также попросить работника поставить рядом свою подпись.

Исходя из разъяснений Минтруда, если вы уже выдали бумажную книжку работнику без заверения записи, попросите работника принести ее и дооформите недостающие реквизиты.

При выдаче работнику трудовой книжки внесите запись об этом в графу 13 книги учета со следующей записью: «Выдана на руки на основании письменного заявления (фамилия, имя, отчество (при наличии)) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ)».

Работодателю нужно попросить работника расписаться в той же графе 13 в подтверждение того, что он получил книжку. Про графу 12 Минтруд ничего не говорит. Поэтому заполнять ее не нужно. Дату выдачи на руки трудовой проставляйте в этой графе только в случае увольнения работника.