Расходы на проезд

Теперь вы жете списывать расходы на авиабилеты командированного работника, даже если он приобрел их через интернет и оплатил покупку не собственной банковской картой, а, например, супруги. Чтобы подтвердить расходы, достаточно маршрутной квитанции. Такое разъяснение дал  Минфин в письме от 18.11.2021 № 03-03-07/93276

Как подтвердить расходы

В случае покупки электронного авиабилета расходы можно подтвердить маршрутной квитанцией авиабилета, в которой указана стоимость перелета. Но этого недостаточно, финансисты называют еще один документ — посадочный талон. Если его нет, безопаснее запросить справку от перевозчика, которая подтвердит, что человек был на рейсе (письмо Минфина от 15.01.2021 № 03-03-06/1/1448). А вот требовать документы об оплате билета необходимости нет (банковскую выписку, слип-чек). Это следует из письма Минфина от 18.11.2021 № 03-03-07/93276. Разъяснения финансистов выгодны для бухгалтеров. Ведь вам не придется сверять билет с документами об оплате и требовать пояснений, почему он оплачен чужой картой.

Дополнительные документы потребуются, если работник, например, не может представить маршрутную квитанцию. В этом случае опять же попросите сотрудника представить справку от перевозчика и приложить платежные документы. Подотчетнику надо подтвердить не только факт перелета, но и то, что фактически расходы были. Например, если сотрудник оплатил билеты бонусами или милями, вы не обязаны возмещать ему стоимость билета. Взыскать суммы через суд у сотрудника не получится. Судьи считают, что бонусы — это виртуальная валюта, которую нельзя приравнять к оплате деньгами, и возмещать их работодатель не должен (определение Седьмого кассационного суда общей юрисдикции от 13.04.2021 № 88-4325/2021).

Руководство может по собственной инициативе оплатить работнику «бонусный» билет. Тогда у вас возникает обязанность начислить и удержать НДФЛ. Не забудьте и про взносы. А вот в налоговом учете траты признавать опасно.