Командировочные расходы

В августе 2015 года в Положение о командировках снова было изменено. Помимо отмены журналов учета выбывающих и прибывающих командированных работников, разъяснили, как подтвердить срок пребывания в командировке при использовании служебного транспорта и в случае отсутствия проездных документов.

Виды командировочных расходов

Состав командировочных расходов зависит от вида командировки. Если работника направляют в служебную поездку по России, то работодатель возмещает ему:

– расходы по проезду;

– расходы по найму жилого помещения;

– дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

– иные расходы, понесенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Расходы по проезду включают в себя затраты на:

– проезд общественным транспортом (к станции, аэропорту, пристани и обратно, если они находятся за чертой населенного пункта);

– оформление проездных документов;

– постельные принадлежности в поездах.

Расходы по найму жилого помещения предполагают затраты на бронирование и аренду жилья в месте командирования и месте вынужденной остановки в пути.

Работодатель может оплатить расходы по найму жилья при однодневной командировке, если работник не смог вернуться домой в этот же день по независящим от него причинам.

Дополнительные расходы (суточные) связаны с проживанием вне места постоянного жительства и включают в себя личные расходы работника, прежде всего на питание. Работодатель выплачивает суточные во всех случаях, кроме однодневной командировки, поскольку сотрудник может ежедневно возвращаться домой из места командирования.

К иным расходам относятся затраты на мобильную связь, Интернет, почтовые, телефонные, телеграфные, банковские и другие услуги.

Если работника направляют в зарубежную командировку, то работодатель дополнительно возмещает (п. 23 Положения, утвержденного постановлением № 749):

– расходы на оформление загранпаспорта, визы и других выездных документов;

– обязательные консульские и аэродромные сборы;

– сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

– расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

– иные обязательные платежи и сборы.

Где закрепить порядок подтверждения командировочных расходов

Конкретные виды, размер командировочных и правила их подтверждения определяют в коллективном договоре или локальном акте компании. Теоретически работодатель вправе предусмотреть там любые виды расходов, которые посчитает нужным. Однако слудет помнить, что некоторые затраты будет проблематично обосновать в целях налогообложения прибыли. А это значит, что они не позволят уменьшить налог на прибыль организации. Поэтому в локальном акте не рекомендуем закреплять расходы на оплату за:

– обслуживание в барах и ресторанах, пользование платным бассейном или фитнес-клубом в гостинице ;

– услуги VIP-зала аэропорта или зала официальных лиц и делегаций;

– оказание услуг сторонней компанией в соответствии с договором об организации командировок.

Размер командировочных расходов

Размер командировочных расходов может быть разными для каждого рабоотника. Как правило, они зависят от занимаемой им должности. При определении размера суточных в локальном акте в качестве ориентира можно использовать Налоговый кодекс. Он устанавливает размеры суточных, которые не облагаются НДФЛ. Для поездок по России они не должны превышать 700 рублей в день, а для зарубежных командировок – 2500 рублей в день (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Для оплаты командировочных расходов работодатель выдает сотруднику аванс (п. 10 Положения, утвержденного постановлением № 749). В течение 3-х рабочих дней по возвращении из командировки работник должен отразить понесенные расходы в авансовом отчете. Коммерческие организации вправе использовать унифицированную форму авансового отчета № АО-1, которая утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55, либо разработать форму отчета самостоятельно. Главное, чтобы в ней содержались все необходимые реквизиты, которые предусмотрены законом (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Расходы на проезд

Чтобы расходы на проезд можно было учесть в целях налогообложения, их нужно подтвердить... Для этого работник прикладывает к авансовому отчету определенные документы (кассовый чек, квитанция, заказ-наряд, служебная записка с обоснованием необходимости использования такси, договор об оказании автотранспортных услуг и др.).

Расходы по найму жилья.

Проживание в гостинице подтвердит квитанция, талон или другой документ о заключении договора на оказание гостиничных услуг. Этот документ должен содержать наименование исполнителя, Ф.И.О. потребителя, сведения о номере, месте в номере и цене .

Оплату услуг можно подтвердить кассовым чеком, а если в гостинице нет кассового аппарата, то работнику должны выдать гостиничный счет (п. 2 ст. 2 Федерального закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ). При этом гостиница вправе использовать форму счета № 3-Г, которая утверждена приказом Минфина России от 13 декабря 1993 г. № 121, или разработать ее самостоятельно.

Если в период командировки сотрудник живет в квартире, то подтвердить расходы можно договором найма или аренды жилья и распиской собственника квартиры о получении оплаты. Проживание в зарубежном отеле подтвердит инвойс, который нужно перевести на русский язык.

Суточные

Работодатель выплачивает их за каждый день нахождения сотрудника в командировке, включая (абз. 3п. 11 , п. 25 Положения, утвержденного постановлением № 749):

– выходные и нерабочие праздничные дни;

– дни, проведенные в пути;

– время вынужденной остановки;

– период нетрудоспособности, если она наступила в командировке.

Работник не обязан документально подтверждать расходование суточных.

Иные расходы

Они возмещаются, только если работник сделал их с разрешения или ведома работодателя (абз. 5 ч. первой ст. 168 ТК РФ). Их нужно подтвердить соответствующими документами. Например, при затратах на мобильную связь такими документами будут чеки и квитанции об оплате, распечатки звонков с указанием дат и времени и др.

Если работник не представил подтверждающие документы

Без подтверждающих документов нельзя учесть командировочные расходы для уменьшения налога на прибыль организации. Однако отсутствие проездных билетов у сотрудника не мешает тому, чтобы установить срок его пребывания в командировке. Это можно сделать с помощью квитанции или счета из гостиницы. Если нет и этого, то во внимание принимают служебную записку или иной документ о фактическом сроке пребывания работника в командировке.

Из сказанного можно сделать следующие важные выводы:

1. Для обоснования командировочных расходов нужен приказ о направлении в командировку, авансовый отчет работника и документы, которые подтвердят затраты в ходе служебной поездки.
2. Правила подтверждения расходов на командировку определяют в коллективном договоре или локальном акте компании. Затраты на обслуживание в барах, ресторанах или бассейнах в гостинице лучше не включать в состав командировочных.
3. Работник должен документально подтвердить все расходы в командировке, кроме суточных. Это нужно для того, чтобы уменьшить налог на прибыль организации.