Проведение общего  годового собрания ООО в 2022 году

В 2022 году провести годовое собрание можно очно, дистанционно или заочно.

При очной форме все участники ООО соберутся в одном месте, обсудят вопросы повестки дня и проголосуют. Дистанционное собрание позволит участникам не встречаться лично, а подключиться к обсуждению онлайн. Этот способ  ввели с 1 июля 2021 года, но к тому моменту все компании годовые собрания уже провели. Заочные годовые собрания уже разрешали в прошлом году. При такой форме участникам не нужно собираться в офисе или подключаться к собранию по Zoom или Skype. Достаточно проголосовать по вопросам повестки дня на сайте компании или направить в ООО заполненный бюллетень.

Чтобы выбрать оптимальную для общества форму годового собрания, следует оценить их плюсы, минусы и риски. Кроме того нужно решить  успеете ли вы в этом году подготовиться к дистанционному или заочному собранию.

По сравнению с привычным очным форматом подготовка годового собрания в двух других формах потребует больше времени. Так, в 2022-м компания впервые может провести собрание дистанционно, то есть онлайн. Поэтому придется внести изменения в устав, зарегистрировать его в ФНС, разработать новые формы уведомлений и бюллетеней, объяснить участникам новые правила голосования и вовремя их уведомить о собрании. На это понадобится минимум полтора месяца.

Если до собрания времени меньше, есть риск не успеть организовать его в дистанционной форме. Например, участники могут проголосовать против новой редакции устава, а ФНС – не зарегистрировать ее с первого раза. В таком случае процесс придется начинать сначала, и вы не успеете уведомить участников за 30 дней до собрания.

Если ваша компания в прошлом году не воспользовалась правом провести собрание заочно, сейчас, возможно, придется внести изменения в устав и принять еще один внутренний документ. На это уйдет несколько недель.

Сама процедура собрания во многом схожа для всех форм, но есть и важные различия. Например, порядок созыва собраний одинаковый независимо от формы, а вот сроки уведомления участников – разные. В разделах ниже – процедура годового собрания с учетом особенностей очной, дистанционной и заочной форм.

Прежде чем созывать годовое собрание, нужно решить ряд оргвопросов в зависимости от формы собрания.

Если пропустить один из вопросов или допустить в нем ошибку, это повлияет на дальнейшие шаги и даст участникам возможность оспорить решения собрания из-за нарушений в процедуре. Например, если не убедиться, что все участники могут подключить онлайн, можно не набрать нужный кворум на дистанционном собрании. Тогда собрание придется проводить повторно. Или если заранее не проверить список участников, можно направить уведомление о созыве по старому адресу, – участник не узнает о собрании и оспорит его результаты.

Необходимо проверить устав, если планируете годовое собрание заочно или онлайн и оценить, не мешает ли устав проводить собрание в этих формах.

Если устав не предусматривает, что общество может проводить собрание заочно или дистанционно, возможны  два варианта – изменить устав или принять такое решение единогласным голосованием участников. Минус второго варианта в том, такое решение будет действовать только в отношении ближайшего собрания. Это неудобно, если ООО нужна возможность и дальше проводить годовые собрания дистанционно. Поэтому лучше сразу внести изменения в устав.

Практика по годовым заочным собраниям показывает, что  изменить устав недостаточно. В случае спора с участником компании нужно еще и внутреннее положение об общих собраниях, где будут подробно прописаны правила созыва собрания, уведомления участников и составления протокола.

Еще один вопрос, который надо решить до созыва дистанционного собрания – это определить  дату, время собрания и повестку дня.  При очном собрании к указанному времени участники должны будут собраться в одном месте, при дистанционном – подключиться онлайн, а при заочном – направить заполненные бюллетени. Проводить собрание можно даже в выходной или праздничный день . Главное, чтобы был кворум, необходимый для принятия решений.

Что касается повестки дня, то обязательных вопросов два: об утверждении годового отчета и годового бухгалтерского баланса . Но если у компании накопились другие вопросы, которые должны решить участники, их также можно добавить в повестку. Например, часто ООО включают в повестку годового собрания вопрос об избрании нового состава совета директоров и выплате дивидендов участникам.

Определить место собрания понадобится, если проводите собрание очно. Если решили проводить онлайн или заочно, определять место не нужно. Для онлайн-собрания в уведомлении нужно указать способ подключения и ссылку на встречу, например, в Zoom или Teams. Для заочного собрания – дать ссылку на бюллетень и адрес для его отправки.

По общему правилу решение о проведении собрания принимает директор. Но устав может относить этот вопрос к компетенции совета директоров или правления — это коллегиальные органы. А значит, чтобы созвать их, понадобится время . Последний день, когда ООО может принять решение о проведении собрания, — 31 марта. Закон об ООО не устанавливает более точный срок, в который надо принять решение о проведении собрания. Главное — сделать это до того, как общество направило участникам уведомления. По общему правилу провести собрание нужно до 30 апреля включительно, а уведомить участников — минимум за 30 дней до собрания. Поэтому получается, что 31 марта — последний день.

Закон требует от ООО подтверждать решения годовых собраний, то есть подтверждать состав участников, которые были на собрании, и тот факт, что они приняли решение по вопросу повестки дня.

Подтверждать решения нужно независимо от формы собрания. Есть два способа, чтобы это сделать. Можно обратиться к нотариусу или воспользоваться альтернативным способом. В первом случае нотариус приедет в место собрания лично — при очной форме, и подключится онлайн, как и все участники, — при дистанционной. Во втором случае придется внести изменения в уставе или провести внеочередное общее собрание. На это уйдет время, зато можно будет не приглашать нотариуса и сэкономить.

Проверить список участников нужно независимо от формы собрания. В списке должны быть актуальные адреса участников, иначе они не узнают о собрании, а потом будут оспаривать решения. Случается, что список ведет нотариус — тогда нужно запросить сведения у него.

Ответственность за недостоверную информацию в списке несет не общество, а сами участники, которые не предоставили новую информацию о себе. По закону они обязаны своевременно уведомлять общество о том, что у них изменились личные данные: фамилия, паспортные данные участника-гражданина, наименование участника-юрлица или его место нахождения . Если окажется, что участник уведомил общество об изменении личных данных, но общество не внесло эти изменения в список, участник сможет оспорить решения собрания. Поэтому лучше проверить список на актуальность, прежде чем рассылать уведомления. Для этого можно заранее связаться с участниками любым доступным способом, уточнить их адреса места жительства и места нахождения, а также заказать выписки из ЕГРЮЛ, если участники — юридические лица.

Материалы для очного, дистанционного и заочного собрания будут одинаковыми. Все материалы нужно приложить к уведомлению о проведении собрания. В них обязательно должен быть годовой отчет, годовой бухгалтерский баланс и отчет о сделках с заинтересованностью.

Закон об ООО устанавливает только одно требование к содержанию отчета — в нем должен быть раздел о чистых активах общества. В остальном нужно руководствоваться правилами для подготовки годовых отчетов в акционерных обществах...

Если общество публично размещает облигации или другие эмиссионные бумаги, нужно раскрыть информацию о доходах. Для этого годовой отчет и бухгалтерский баланс нужно опубликовать.

Если в повестку входят и другие вопросы, нужно приложить документы, которые помогут участникам принять решение.

Участники должны иметь возможность прийти и ознакомиться с ними в течение 30 дней до даты собрания. Сканы материалов можно разместить на официальном сайте компании в разделе, который будет доступен только участникам. Не нужно размещать материалы в открытом доступе, где их смогут увидеть все сотрудники и посетители сайта.

Чтобы созвать собрание, нужно уведомить о нем участников. Уведомление нужно направить минимум за 30 дней до даты проведения собрания. Это общее правило. Но прежде чем уведомлять участников, нужно проверить устав — он может предусматривать более короткий период для уведомления

В уведомлении нужно указать дату, время, место, форму собрания и повестку дня.

Также в уведомлении к очному собранию нужно перечислить документы, которые участникам необходимо взять с собой. Если участник забудет паспорт или опоздает на регистрацию, его нельзя допускать на собрание. Это плохо как для участника, так и для общества: может не хватить голосов, чтобы принять решение по вопросу повестки дня, а отсутствующий участник сможет оспорить решение. Поэтому лучше напомнить участникам заранее, что взять с собой и когда прийти.  Для дистанционного собрания  дополнительные документы участникам не нужны. Но  лучше напомнить участникам еще раз о новом порядке собрания и технических требованиях к ПО. Это можно сделать путем направления  уведомления либо  сопроводительного письма. Уведомить участников о собрании должен орган ООО, который принял решение о проведении собрания.

Уведомление надо направить способом, который закрепили в уставе. Если в уставе этот вопрос не прописали, лучше направить заказным письмом .

Участники вправе внести в повестку дня дополнительные вопросы или предложить своих кандидатов в органы управления. Сделать это они должны не позднее чем за 15 дней до даты проведения собрания. В отдельной рекомендации рассказали про правила, по которым нужно рассмотреть предложения участников. Если нарушите эти правила, решения собрания могут признать недействительными, а общество и директора — оштрафовать.

Еще оштрафовать общество на крупную сумму могут, если  компания неправильно уведомит участников, неправильно оформит протокол или не проведет годовое собрание в срок.

Наложить на общество штраф вправе только Банк России. По своей инициативе Банк не проводит проверки и не привлекает к ответственности. Он выявляет нарушения по жалобам участников, которые считают, что их права нарушили Если ООО привлекут к ответственности за нарушение сроков проведения годового собрания, сумму штрафа могут взыскать с лица, ответственного .

В зависимости от того, в какой форме проводите собрание, порядок проведения собрания  будет разный. Самая короткая и простая процедура – для заочной формы. Если собрание  проводится заочно, то после того как направили участникам уведомления, нужно дождаться назначенной даты, когда они пришлют заполненные бюллетени для голосования.

По бюллетеням, которые участники пришлют к сроку, нужно подсчитать голоса. Сделать это может генеральный директор или лицо, у которого есть на это доверенность. Тех, кто не успел прислать бюллетень вовремя, не учитывайте. Прислать бюллетень не на бумаге, а сканом по электронной почте участник вправе, только если такое правило есть в уставе или внутреннем положении. Если участник не будет успевать вовремя нужно  ответить по почте, и пообещать, что сначала  участник пришлет скан, Есть риск, что участник так и не пришлет бюллетень на бумаге, и в итоге результаты собрания оспорят. Несмотря на то, что у вас на руках будет подтверждение в виде электронного письма, в суде будет сложно доказать, что процедуру собрания не нарушили.

Закон не предусматривает специальных правил регистрации участников на дистанционном собрании. На практике из-за этого могут возникнуть проблемы. Например, неясно, как сверить личность участника с данными в журнале регистрации. Поскольку участники не могут расписаться в журнале. По всей видимости следует  предусмотреть иной способ подтверждения их участия. Например, участники должны зарегистрироваться в программе для видеоконференции и написать в чате, что присутствуют на собрании и готовы голосовать.

Чтобы голос участника можно было засчитать для принятия решения, нужно убедиться, что у него достаточно полномочий. Доверенности представителей проверить лучше в обществе и после собрания. Так вы защитите компанию от риска, что решения собрания оспорят.

Явку участников нужно зафиксировать в журнале или листе регистрации. Закон не утверждает форму этих документов, поэтому их можно составить в свободной форме.

В журнале или листе регистрации нужно указать дату, время, место и форму проведения собрания, время начала и окончания регистрации, Ф. И. О. или наименования прибывших участников, паспортные данные участников и их представителей, реквизиты доверенностей и причины для отказа в допуске к собранию. Эти сведения помогут доказать, что лицо участвовало в собрании.

Если в журнале регистрации нет информации об участнике или его представителе или если участника не пустили на собрание, голосовать он не вправе.

На очном и дистанционном собрании генеральный директор должен объявить, что собрание считается открытым. После этого директор должен предложить назначить председателя и секретаря, которые дальше будут вести собрание и фиксировать результаты в протоколе. Председателя нужно избрать из числа присутствующих участников.

Секретарем собрания может быть один из участников или любой штатный сотрудник общества. Как оформлять полномочия секретаря общего собрания, закон не определяет. Сделать это можно тремя способами: ввести должность корпоративного секретаря в штатное расписание, назначить приказом генерального директора или избрать на собрании.  Избирать председателя и секретаря на каждом собрании не нужно, если устав ООО предусматривает, что их назначает совет директоров на определенный период времени. Обычно такой период — год .

После того как определили председателя и секретаря собрания, председатель должен зачитать участникам всю повестку дня. Повестка должна совпадать с той, которую указали в уведомлении о собрании.

Если на собрании присутствуют все участники, любой из них вправе внести в повестку дополнительные вопросы. Для этого участник должен обратиться к председательствующему с соответствующим предложением .

Председатель собрания вправе принять предложение или отказать. Он должен отклонить предложение участника, если дополнительный вопрос не относится к компетенции общего собрания участников или не соответствует закону

Если на собрании присутствуют не все участники, дополнительные вопросы в повестку дня не включайте. Иначе участник, который не участвовал в собрании, сможет признать решения по дополнительным вопросам недействительными

Участники должны принять  как минимум два решения: утвердить годовой отчет и годовой бухгалтерский баланс. Эту отчетность общество обязано утвердить на годовом собрании. Для этого «за» должно проголосовать большинство от общего числа голосов, которыми обладают все участники общества. Если на собрании не присутствовали участники, у которых простое большинство голосов — 50 процентов и один голос, утвердить годовые отчет и баланс не удастся .

Если участники не примут решения по остальным вопросам — можно их отложить. Ограничений по срокам нет.

Если ООО избирает кандидатов в органы управления: совет директоров и правление то нужно проверить, когда истекает срок их полномочий. Если срок полномочий членов органов управления истекает, придется их переизбрать. Если не сделать это вовремя, некому будет решать вопросы, которые устав относит к компетенции этих органов.

По каждому вопросу повестки нужно определить, сколько требуется голосов: простое, квалифицированное большинство или единогласное решение.

В таблице показали, какое количество голосов нужно, чтобы принять решение по разным вопросам повестки дня общего собрания ООО.
Если ООО избирает на годовом собрании кандидатов в совет директоров или правление, нужно проверить устав. Он может закреплять особый порядок голосования: когда число голосов, принадлежащих каждому участнику ООО, умножается на число лиц, которые должны быть избраны в орган ООО. В этом случае участник вправе отдать все голоса за одного кандидата или распределить их между двумя и более кандидатами. Избранными считаются кандидаты, которые получили наибольшее число голосов.

По общему правилу решения на очном и дистанционном собрании принимают открытым голосованием — все могут видеть, как голосует каждый участник. Однако проверьте ваш устав. Он может предусматривать возможность голосовать бюллетенями.

Есть два способа, чтобы провести собрание без нотариуса:

1.Внести изменения в устав. В уставе можно закрепить один способ, которым участники будут подтверждать факт принятия решений. Это может быть подписание протокола общего собрания всеми или частью участников, видео- или аудиофиксация заседания .

2.Решение об альтернативном способе подтверждения примет общее собрание участников. В этом случае нужно определить способ, которым в дальнейшем будут удостоверяться решения. Сам протокол, который устанавливает альтернативный способ подтверждения решений, все равно нужно заверить у нотариуса. Текст решения можно составить в свободной форме. Главное, чтобы он однозначно выражал суть принятого решения.

Если в ООО действует альтернативный способ подтверждения решений общего собрания, лучше добавить в протокол пояснение для налоговой.

Если ООО не хочет отказываться от нотариуса, его нужно пригласить туда, где будет проходить собрание, или договориться провести собрание в нотариальной конторе.

В этом случае нужно приготовить для нотариуса ряд документов:

1.устав;

2.внутренний документ общества, устанавливающий порядок проведения собрания;

3.решение о проведении собрания и об утверждении повестки дня;

4.список участников общества;

5.документ, подтверждающий полномочия обратившегося лица по организации собрания.

Нотариус может запросить дополнительные документы

Нотариус присутствует на собрании с момента открытия и до момента принятия решения по последнему вопросу повестки дня. После собрания он выдаст директору свидетельство об удостоверении факта принятия общим собранием участников решений и состава участников общества, которые присутствовали на собрании. Второй экземпляр свидетельства останется у нотариуса. Потеряете свой — сможете запросить копию.

Если не подтвердить состав участников и факт принятия решений одним из двух способов, решение собрания могут признать ничтожным по иску одного из

Решение собрания нужно оформить протоколом. Подробные требования к его содержанию и оформлению есть в пунктах 4 и 5 статьи 181.2 ГК. Они одинаковые для всех форм. Однако в зависимости от формы собрания, содержание протокола различается.

Протокол очного и дистанционного собрания подписывают председатель и секретарь. Если общество отказалось от нотариального подтверждения, подписать протокол лучше у всех участников. В противном случае придется доказывать, что участник был на собрании и голосовал так, как указано в протоколе. Протокол заочного собрания нужно подписать  у того, кто подсчитывал голоса.

В течение 10 дней после составления протокола общего собрания нужно направить копии протокола всем участникам ООО. Участники, которые не получили копию протокола, могут обратиться в суд с требованием обязать ООО представить протокол на основании статьи 50 Закона об ООО. Хранить оригиналы протоколов и материалы к ним нужно бессрочно