Дистанционная работа- нюансы трудового договора
Юлия Бороздна,
руководитель практики трудового и миграционного права компании «Пепеляев Групп»
Дистанционная работа существенно отличается от традиционной занятости. О многих конкретных нюансах будущей дистанционной работы стороны вправе договориться самостоятельно, прописав соответствующие условия в трудовом договоре. В трудовом договоре на дистанционную работу можно оговорить не только порядок взаимодействия удаленного работника с работодателем, но и режим рабочего времени, причины увольнения.
Чем детальней работодатель пропишет условия будущего сотрудничества, тем меньше рисков, что работник начнет саботировать работу. Поэтому важно, чтобы в договоре было сказано не только о том, что работа осуществляется посредством сети Интернет, но также были оговорены конкретные электронные адреса и период времени, когда работник должен быть в онлайн-доступе. Кроме того, не лишним будет обязать работника регулярно проверять свою электронную почту. Если эти условия не будут соблюдаться, можно указать в договоре, что это является основанием для увольнения работника. Можно использовать и традиционные причины, такие как испытательный срок, сокращение штата и т.д. Но об этом также лучше указать в трудовом договоре.
Для перевода офисных сотрудников на дистанционный труд достаточно соглашения к трудовому договору/
Работник будет считаться дистанционным при одновременном соблюдении нескольких условий. Прежде всего, в самом трудовом договоре должно содержаться условие, что работа является дистанционной. При этом немаловажным будет являться и то, что она выполняется вне местонахождения компании или ее филиала, а также вне стационарного рабочего места. Отличительный признак — работа осуществляется с использованием работником сети Интернет. При этом не важно, связана ли трудовая функция напрямую с работой в интернете или он используется лишь в целях коммуникации с работодателем. Эти критерии являются основными, и их следует учитывать при трудоустройстве нового сотрудника на таких условиях.
Также на дистанционный труд можно перевести и обычного сотрудника, с которым компания уже сотрудничает. Для этого достаточно заключить соглашение к трудовому договору, в котором будет содержаться условие о том, что трудовая функция работника осуществляется дистанционно. Это возможно сделать на основании ст. 72 ТК РФ, согласно которой любые условия трудового договора можно изменить по соглашению сторон.
Но при этом важно учитывать, что если работодателя не устроит, как работник выполняет свои обязанности удаленно, то вернуть его обратно в офис будет проблематично. Это будет возможно сделать либо опять по соглашению сторон, либо через процедуру изменения условий трудового договора в рамках ст. 74 ТК РФ. А это означает, что работника придется уведомить за два месяца о вводимых изменениях и, самое главное, доказать, что они связаны с организационными или технологическими причинами, при которых прежние условия невозможно сохранить. Поэтому перед тем, как внедрять дистанционную работу, стоит еще раз оценить все ее преимущества и недостатки.
Договор о дистанционной работе можно заключить в электронной форме.
Важным преимуществом дистанционного труда для работодателя является возможность использовать в работе электронный документооборот (ч. 4 ст. 312.1 ТК РФ). В частности, сам трудовой договор и соглашения к нему можно заключать с помощью обмена электронными документами. Кроме того, знакомить работника с локальными актами также можно в электронном виде. Для работодателя это действительно удобно, так как упрощает кадровое делопроизводство и позволяет избежать многих неудобств, связанных с пересылкой бумажных документов по почте. Правда, важно учитывать одно обстоятельство: при взаимодействии с работником путем обмена электронными документами используются усиленные квалифицированные электронные подписи. Об этом прямо сказано в ч. 4 ст. 312.1 ТК РФ.
Без них правомерность использования электронного документооборота может быть поставлена под сомнение, и в случае спора есть риск, что работодатель не сможет доказать факт тех или иных договоренностей с работником. Поэтому, если такая технология компанией не применяется, лучше использовать традиционные бумажные документы, что потребует либо личного присутствия работника в офисе компании при трудоустройстве, либо использования средств почтовой связи.
Впрочем, даже если компания будет использовать электронные цифровые подписи, полностью отказаться от обычных бумажных документов ей вряд ли удастся. К примеру, для получения пособия по нетрудоспособности работнику, как и раньше, потребуется предоставить работодателю оригинал больничного листа.
Поскольку почтовые службы не всегда работают стабильно, на практике возможна ситуация, при которой оплата листка нетрудоспособности или предоставляемого на его основании декретного отпуска будет произведена с существенной задержкой во времени. Кроме того, больничный лист может быть утрачен в процессе пересылки, что может привести к дополнительным сложностям. По почте с уведомлением должна быть также предоставлена и заверенная копия документа, который предоставляет работнику преимущество или право воспользоваться дополнительной гарантией (например, свидетельство о рождении ребенка, справка об инвалидности, дополнительном образовании и др.).
Несвоевременное получение таких важных документов может привести к преждевременным действиям со стороны работодателя, которые могут позднее обернуться проблемами. Например, не исключена ситуация, когда работник, который не успел по вине почты подтвердить свое преимущественное право при сокращении, будет уволен, хотя такое право у него на самом деле было. Похожие проблемы могут возникать также при оформлении и прекращении трудовых отношений, поскольку действующие нормы предполагают также почтовую пересылку оригинала трудового договора и приказа об увольнении (ч. 2 ст. 312.2, ч. 2 ст. 312.5 ТК РФ). Не исключено, что во избежание данных рисков компании придется воспользоваться не услугами Почты России, а курьерской доставкой. Дороже, зато гораздо надежнее.
Перечень оснований увольнения дистанционного сотрудника не может быть произвольным.
Еще одно серьезное преимущество дистанционной работы по сравнению с традиционной занятостью — возможность предусмотреть в трудовом договоре о дистанционном труде дополнительные основания увольнения по инициативе работодателя (ст. 312.5 ТК РФ). Для работодателя может возникнуть соблазн установить обширный перечень причин, по которым можно будет расстаться с работником в случае любого конфликта. Несмотря на то что практика применения данной нормы еще не наработана, представляется, что данное право работодателя не является безграничным.
В случае спора в суде ему придется доказывать, что предусмотренное договором основание увольнения было разумным и не нарушало права работника. Если в договоре будут содержаться откровенно дискриминационные случаи увольнения, не связанные с деловыми качествами работника, есть большая вероятность, что работник сможет оспорить их в суде. Поэтому лучше прописать в договоре конкретные ситуации с выполнением работником своих обязанностей, за которые работодатель вправе его уволить. В частности, неудовлетворительные результаты труда дистанционного работника могут стать вполне веским обстоятельством, позволяющим работодателю расторгнуть с ним трудовой договор.
Есть еще один важный нюанс, на который стоит обратить внимание. Очевидно, что помимо дополнительных оснований увольнения многие работодатели захотят прибегнуть и к традиционным случаям расторжения трудового договора, указанными в ст. 81 ТК РФ. Но ст. 312.5 ТК РФ сформулирована так, что возникает резонный вопрос, вправе ли работодатель увольнять дистанционного работника по общим основаниям? Ответить на данный вопрос однозначно сложно, опять-таки из-за отсутствия наработанной практики. Но тем не менее стоит учитывать, что регулирование дистанционного труда имеет ярко выраженный договорный характер. Поэтому не исключено, что работник в случае увольнения по общим основаниям постарается доказать, что при трудоустройстве стороны договорились ограничить количество случаев увольнения по инициативе работодателя и сознательно не включили их в трудовой договор. Во избежание подобных рисков лучше прямо указать в трудовом договоре, что увольнение работника также возможно и по иным основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом РФ, например, ст. 81, 71 и др.
При оформлении дистанционной работы проблем с налоговой не возникнет.
До появления главы о дистанционных работниках в ТК организация удаленной занятости представляла сложности из-за нюансов налогового законодательства. Прежде всего, из-за обязанности регистрировать в налоговом органе как обособленное подразделение любое стационарное рабочее место на срок больше одного месяца. Сейчас необходимость в этом отпала . Это обусловлено тем, что ТК прямо устанавливает, что рабочее место дистанционного работника не подконтрольно работодателю и не является стационарным (ч. 1 ст. 312.1 ТК РФ). Таким образом, оно не должно считаться обособленным структурным подразделением. Соответственно, необходимость регистрировать его в налоговых органах у работодателя отсутствует.
Если работнику заводилась трудовая книжка, то увольнение нужно оформить по общим правилам.
Законом предусмотрено, что по соглашению сторон трудовую книжку на дистанционного работника можно не вести (ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ). В то же время, если такая книжка была оформлена или на дистанционную работу переводится ранее принятый сотрудник, то при увольнении в нее придется внести запись о расторжении трудового договора. В связи с этим у работодателя также появляется обязанность выполнить еще два требования, касающихся порядка прекращения трудовых отношений.
Первое заключается в том, что трудовая книжка должна быть выдана работнику в день прекращения трудового договора .
Второе требование предусматривает, что при получении книжки работник должен расписаться в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 41 Правил ведения трудовых книжек, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Если работник осуществляет свою деятельность в другом, а особенно в отдаленном регионе, то реализовать эти обязанности на практике будет весьма проблематично. Во-первых, работодатель физически может не успеть предоставить работнику трудовую книжку в день увольнения. Во-вторых, закон не устанавливает, что работодатель может не получать подписи дистанционных работников в иных кадровых документах. При этом пересылка по почте остальных документов опасна тем, что они могут просто не вернуться. А в случае проверки трудовой инспекцией вполне возможно, что они расценят это как нарушение. Ведь касательно оформления кадровых документов никаких исключений для дистанционных сотрудников не сделано. Чтобы претензий со стороны проверяющих органов не возникло, работодателю лучше всего заручиться отказом работника от подписи в таких документах. Сделать это можно и по электронной почте, путем отправки подписанного электронной подписью уведомления с просьбой явиться в офис для постановки подписи в нужных кадровых документах. Такой запрос, вкупе с отказом работника и актом о таком отказе, может подтвердить, что работодатель предпринял все от него зависящее для исполнения предусмотренной законом обязанности.
Дистанционный работник имеет право на получение северных надбавок.
Несмотря на то, что работа «дистанционщиков» во многом отличается от труда обычных офисных сотрудников, в отношении предусмотренных работникам гарантий законодательство не делает никаких изъятий. В частности, важно обратить внимание на такую ситуацию, когда дистанционный работник живет (и, соответственно, работает) в северных регионах нашей страны, где установлены районные коэффициенты. Поэтому даже если сама организация расположена в Москве, работодателю придется выплачивать таким работникам зарплату в повышенном размере и предоставлять иные гарантии, установленные законодательством. Это связано с тем, что права на «северные» гарантии возникают в зависимости от места фактического осуществления работником своих обязанностей, вне зависимости от местонахождения организации. Важен сам факт выполнения сотрудниками своей работы в таких условиях на постоянной основе. Судебная практика подтверждает эту позицию.
Таким образом, работодателю придется предоставлять предусмотренные законом надбавки и гарантии и дистанционным работникам, если место их фактической работы относится к соответствующим регионам. За несоблюдение таких обязательств предусмотрено привлечение к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ. Кроме того, ситуация может быть еще сложнее, если работник самостоятельно переедет в такой регион, хотя до этого жил, к примеру, в Москве. В этой ситуации он также получает право на «северные». Для того чтобы подстраховаться, работодатель может в договоре прописать условие, что работник обязан заблаговременно предупреждать о смене места жительства. Это позволит оценить необходимость продолжения с ним трудовых отношений.
Конкретный порядок взаимодействия с работодателем нужно прописать в договоре
Физическая удаленность работника от работодателя неизбежно приводит к уменьшению возможностей контролировать его труд и распоряжение рабочим временем. Когда работник находится в офисе и перед ним поставлена какая-то важная задача, работодатель всегда может зайти и поинтересоваться ее выполнением. Если же работник трудится дистанционно, он легко может не выходить на связь и не отвечать на попытки работодателя связаться с ним. Универсальным оправданием работника в такой ситуации может стать утверждение о том, что он не получил от работодателя необходимые документы и был не в курсе поставленных задач.
Другим довольно распространенным оправданием являются всевозможные технические сбои, отсутствие телефонной и интернет-связи или электричества, а также другие подобные обстоятельства. Проверить такие доводы на практике трудно, поэтому вполне возможно, что они будут правдивыми. Чтобы избежать спорной ситуации, работодателю необходимо тщательно продумать и закрепить порядок взаимодействия с работником, а также формы контроля и отчетности. Это можно сделать как в тексте трудового договора с работником, так и в локальном акте, с которым тот будет ознакомлен.
В частности, имеет смысл предусмотреть обязанность работника быть доступным для работодателя в специально оговоренное время по конкретным каналам связи (телефон, электронная почта, скайп и т.д.). Также в договоре важно прописать детали: телефоны, адреса электронной почты, номер скайпа, домашний адрес работника и т.д. Документы, подтверждающие отправку письма на этот адрес, будут являться доказательством того, что работодатель предпринял необходимые фактические действия в той или иной ситуации. В отношении электронных документов стоит прописать обязанность работника получать такую корреспонденцию, а также оповещать работодателя ответным электронным письмом о факте ее получения.
Кроме того, не лишним будет закрепить обязанность работника предпринимать все необходимые действия для поддержания наличия постоянной связи с работодателем. Здесь могут иметься в виду следующие действия работника:
своевременная оплата доступа в интернет;
поддержка в исправном состоянии необходимого для доступа оборудования;
в случае выхода оборудования из строя приобретение нового с немедленным уведомлением о таком факте работодателя.
Это поможет работодателю избавиться от целого ряда злоупотреблений, которые возможны со стороны недобросовестных работников компании.
Обратите внимание, что неоднократное невыполнение работником перечисленных выше условий вполне может стать основанием для прекращения с ним трудовых отношений. Поэтому лучше заранее специально предусмотреть все нюансы в договоре с работником.