Компенсация работникам расходов по найму жилья

Компенсация работникам расходов по найму жилья

Работодатель может компенсировать сотруднику оплату арендуемого жилья не  в рамках ст. 169 ТК РФ  в качестве дополнительной гарантии.

Когда работник компании по договоренности с работодателем переезжает на работу в другую местность, у работодателя появляется дополнительная обязанность  возместить работнику расходы по обустройству на новом месте. Часто работодатели причисляют к таким расходам и компенсацию расходов по найму жилья. Из-за того, что ТК такой вид гарантии прямо не предусматривает, у работодателей возникают споры с налоговиками в части удержания НДФЛ и начисления страховых взносов с компенсации.

В судебной практике и разъяснениях государственных органов по поводу того, нужно ли с компенсации сотруднику расходов по найму жилья удерживать страховые взносы и НДФЛ, единого мнения нет.

Одни утверждают, что компенсацию расходов по найму жилья нельзя отнести к расходам по обустройству на новом месте жительства. Поэтому работодатель должен удерживать НДФЛ и уплачивать страховые взносы с таких расходов.

Обоснование следующее. По закону расходы сотрудника по обустройству на новом месте жительства являются компенсационной выплатой в рамках трудовых отношений (ст. 217, подп. 2 п. 1 ст. 422 НК). Они не облагаются страховыми взносами и НДФЛ в пределах норм, которые устанавливает закон. Однако расходы по найму жилья не указаны в ст. 169 ТК. Значит, они не являются расходами по обустройству на новом месте жительства. Данную позицию поддерживает Минфин (письмо от 19.03.2021 № 03 15 06/19723).

Подобную аргументацию можно встретить и в некоторых судебных решениях.

Компенсацию расходов по найму жилья нужно выплачивать работнику на основании приказа руководителя организации или другого уполномоченного лица. Типового образца для этого документа нет, поэтому можете составить его в произвольной форме.

Другие считают, что компенсацию расходов по найму жилья можно отнести к расходам по обустройству на новом месте жительства. Поэтому такие выплаты не облагаются НДФЛ, и страховые взносы работодателю отчислять не нужно.

Согласно данной точке зрения, оплата жилья при переезде не создает налогооблагаемый доход у сотрудника. Выплачивая компенсацию, работодатель действует в первую очередь в своих интересах. Такой вывод приведен в письме ФНС от 17.10.2017 № ГД-4-11/20938@. Аналогичные выводы содержатся и в ряде  судебных решений ВС.

Суды указывают, что компенсация расходов по найму жилого помещения — это не зарплата. Компенсация носит социальный и компенсационный характер. Она не зависит от квалификации сотрудника, сложности, качества, количества и условий выполнения работы. И поскольку эта выплата не относится к зарплате и носит компенсационный характер, она не облагается НДФЛ и страховыми взносами.

Работодателю выгоднее не удерживать НДФЛ и не платить страховые взносы с компенсации сотруднику расходов по найму жилья. Однако учитывая противоположную позицию Минфина, существует высокий риск претензий со стороны ФНС и страховых фондов. Положительная для работодателей судебная практика, в том числе на уровне ВС, дает им шансы оспорить решение контролирующего органа в суде, но это потребует дополнительных сил, денег и времени, притом что выигрышный результат не гарантирован. Поэтому принимая решение,  нужно учитывать риски.

ТК не разъясняет, должна ли компенсация расходов по обустройству на новом месте носить временный характер, или она не ограничивается временными рамками. В то же время ст. 169 ТК говорит именно о «расходах по обустройству», что, на наш взгляд, указывает на временный характер компенсации. Позицию об ограниченном сроке компенсации можно увидеть и в некоторых судебных решениях в которых указано, что закон не приравнивает наем жилья по месту работы в течение длительного времени к «обустройству на новом месте».

Для снижения рисков возникновения споров, связанных со страховыми взносами и НДФЛ, лучше установить в локальном акте или в соглашении с работником определенный срок предоставления компенсации.

Если условие о возврате компенсации расходов по найму жилья не включить в локальный акт, а работник уволится досрочно и откажется добровольно возмещать расходы, то вернуть израсходованные средства будет возможно лишь по решению суда (ст. 137, 248 ТК).

Если работник после переезда увольняется, у работодателя возникает вопрос, как вернуть выплаченную компенсацию по найму жилья. Для работников госорганов, учреждений и фондов действует порядок, установленный постановлением Правительства от 02.04.2003 № 187. Пункт 6 этого постановления предусматривает два случая, когда  работник обязан вернуть работодателю компенсированные деньги по найму жилья. Две ситуации:

  1. Если работник не приступил к работе в установленный срок без уважительной причины.
  2. Если до окончания срока работы по трудовому договору сотрудник уволился по собственному желанию без уважительной причины или был уволен за виновные действия.

Если с сотрудником заключили трудовой договор на неопределенный срок, то последствия наступят при его увольнении до истечения одного года работы.

Анализ судебной практики показывает, что подобные положения вправе закреплять в локальном акте ии коммерческие организации. Суды указывают, что ТК не закрепляет порядок возврата денег, выплаченных в соответствии со ст. 169 ТК, поэтому работодатель имеет право урегулировать этот вопрос в локальном акте.

Также некоторые суды при рассмотрении споров сотрудников с коммерческими организациями ссылаются на постановление Совмина СССР от 15.07.1981 № 677 в ред.от 12.06.1989 «О гарантиях и компенсациях при переезде на работу в другую местность», которое закрепляет порядок компенсации расходов работодателя.

Перевод в другую местность при переезде работодателя возможен только с согласия работника. Поэтому следует оформлять уведомление о предстоящем переводе в произвольной форме и ознакомьте с ним сотрудника под подпись. В уведомлении работник должен письменно выразить свое согласие или несогласие на перевод.

На практике случаются ситуации, когда организация приглашает на работу специалиста из другого города или региона. Соискатель переезжает на новое место жительства и снимает жилье. В таком случае возникает вопрос: можно ли использовать вариант с компенсацией расходов по обустройству по ст. 169 ТК в отношении соискателя или нет?

Исходя из буквального толкования ст. 169 ТК, расходы по обустройству на новом месте жительства можно компенсировать только работнику, то есть лицу, с которым компания состоит в трудовых отношениях. Такие отношения возникают на основании заключенного трудового договора. Пока договора нет, трудовые отношения не возникают .

Минфин также считает, что обязанность компенсировать расходы по найму жилого помещения в рамках ст. 169 ТК возникает у работодателя, когда работник по согласованию с работодателем переезжает при смене места работы, продолжая работать у одного и того же работодателя. То есть на момент переезда на работу в другую местность физическое лицо должно состоять в трудовых отношениях с работодателем, по согласованию с которым переезжает. Если же работник переезжает и меняет работодателя, то возмещать расходы по найму жилья новый работодатель не обязан. Такие выводы следуют из писем Минфина от 23.07.2009 № 03 03 05/138, от 23.11.2011 № 03 03 06/1/773 и от 30.06.2014 № 03 04 06/31385.

Расходы работников по найму жилья с помощью премий или дополнительной компенсации

Есть несколько вариантов того, как оформить компенсацию расходов на аренду жилья. Можно установить в локальном нормативном акте или трудовом договоре дополнительное по сравнению с законом возмещение в виде компенсации расходов на аренду жилья или выплачивать премию, которая покрывает затраты работника на жилье.

Когда работник по договоренности с работодателем переезжает вместе с ним на работу в другую местность, компенсация найма жилья осуществляется в порядке ст. 169 ТК.

Работодатель вправе устанавливать дополнительные гарантии и компенсации для работников, в том числе снимать жилье или компенсировать расходы по найму жилого помещения. Для подтверждения расходов работодателя в налоговых целях необходимо закрепить порядок такой компенсации в трудовых договорах и локальном акте, а также собирать у работник документы, подтверждающие наем жилья и его оплату.

Работодатель должен удерживать НДФЛ с компенсации расходов по найму жилья и уплачивать страховые взнос поскольку фактически данная выплата является натуральным доходом работника. Такие расходы можно учесть при начислении налога на прибыль организации в размере, не превышающем 20 % от начисленной месячной зарплаты. Это ограничение связано со ст. 131 ТК, которая указывает, что доля зарплаты в неденежной форме не может превышать 20 % от начисленной месячной зарплаты.

Рассмотренный порядок выплат может быть невыгоден работодателю, так как он сможет учесть в виде расходов только ограниченную часть выплаты. В то же время необходимо удерживать НДФЛ, платить страховые взносы, а также собирать подтверждающие документы, что потребует времени и сил.

В то же время, оформление компенсации за жилье таким способом позволяет работодателю в некоторых случаях вернуть деньги. Например, при увольнении работника до установленного срока. Суды  указывают, что фактически работодатель предоставляет дополнительные гарантии работникам, а значит, вправе устанавливать и критерии для возврата выплаченной суммы.

Если первый вариант по какой-то причине работодателю не подходит, можно компенсировать  расходы работника по найму жилья другим способом, а именно путем выплаты премии в размере, покрывающем затраты на аренду. Этот способ необходимо зафиксировать в локальном акте или трудовом договоре.

Указанный способ имеет  ряд плюсов и минусов. К плюсам можно отнести отсутствие необходимости сбора документов, подтверждающих наем жилья и его оплату, а также то, что выплаченную сумму можно в полном размере отнести к расходам компании и учесть при исчислении базы налога на прибыль организации.

Минусы заключаются в том, что работодателю необходимо удержать НДФЛ и уплатить страховые взносы с премии. Кроме того, если работник уволится до окончания срока отработки, работодатель не сможет потребовать возместить выплаченную премию. Причина в том, что фактически такая выплата будет рассматриваться как часть зарплаты, которую нельзя вернуть.