Условия договора о дистанционной работе выгодные работодателю

В условиях пандемии многие работодатели стали  переводить своих  сотрудников на дистанционную работу. В связи с этим является актуальным вопрос о том, какие условия договора о дистанционной работе следует закрепить в трудовом договоре .

Несомненно компаниям не следует не ограничиваться лишь одним указанием на трудовую функцию. В таком трудовом договоре следует детально прописать должностные обязанности работника. Это позволит руководителю контролировать качество работы подчиненных. Кроме того,  кадровым работникам будет проще зафиксировать ненадлежащее исполнение удаленным работником своих обязанностей и обоснованность привлечения к дисциплинарной ответственности.

Работодателям следует очень подробно прописать в ТД и должностной инструкции  работника  ведь в случае судебного спора, издержки, связанные с процессом, будут выше, чем при споре с обычным сотрудником. Ведь дистанционный работник, наверняка, подаст иск по месту своего жительства, а значит, представителю работодателя, придется ездить на заседания в другой регион. Если же обязанности удаленного работника  в ТД будут прописаны детально, выше вероятность того, что работник признает невыполнение  им своих обязанностей и не пойдет судиться.

Если работнику для выполнения им своей работы требуется использование какого-либо оборудования, программно-технических и иных средств, которые должна предоставить компания, то последней нужно закрепить соответствующую обязанность в ТД.

Если  работодатель предоставил дистанционному работнику оборудование для исполнения трудовых обязанностей, его необходимо ознакомь с требованиями охраны труда при работе с этим оборудованием.

Следует заметить, что работодателю выгоднее закрепить в ТД, что дистанционный работник обеспечивает себя оборудованием самостоятельно. В этом случае негативные последствия, связанные с невыполнением обязанностей из-за отсутствия технической возможности, ложатся на самого дистанционного работника.

Если оборудование дистанционному сотруднику выдает работодатель, то наказать за неисполнение должностных обязанностей в период поломки то же не получится.

Если дистанционный работник использует свои технические средства,  в договоре нужно прописать размер компенсации за износ имущества работника (ч. 1 ст. 312.3 ТК).

В соответствии с ч.1 ст.312.4 ТК РФ режим рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника устанавливается им по своему усмотрению.

В качестве места работы нужно прописать место, в котором дистанционный работник исполняет трудовые обязанности. Но не нужно уточнять место работы до конкретного адреса, достаточно указать населенный пункт, в котором сотрудник  будет работать. Если удаленный сотрудник в рабочее время уедет, например, в другой город без согласия руководства, можете привлечь его к дисциплинарной ответственности за нарушение условия договора о месте работы .

Работодателю следует вести  учет времени, фактически отработанного дистанционным работником. Для выполнения этой обязанности лучше всего закрепить в ТД период времени, когда он должен выходить на связь с руководством, и способы общения. Например,  можно закрепить обязательную  видеосессию в начале и конце рабочего дня либо установить специальную программу, которая будет автоматически собирать информацию о работе удаленного работника.

Если дистанционщик работает в местности, где действуют районный коэффициент и процентная надбавка,  то работодатель должен платить зарплату с их учетом.

Режим работы и способы контроля за его соблюдением  нужно  детализировать в должностной инструкции работника. С этой инструкцией  работника  нужно ознакомить способом, который применяете для обмена документами.

Необходимо знать, что заключить договор о дистанционной работе с работником, который живет за рубежом, нельзя. Такое разъяснение дано в письме Минтруда от 16.01.2017 № 14–2/ООГ-245). В таких случаях лучше заключать  гражданско-правовой договор на выполнение работ или оказание услуг.

Взаимодействие между дистанционным работником и работодателем осуществляется, как правило, путем обмена электронными документами через интернет. В данном случае закон говорит о необходимости использовать усиленные квалифицированные электронные подписи (ч. 4 ст. 312.1 ТК).

На практике усиленные квалифицированные подписи используют не всегда. Поэтому в трудовом договоре нужно  прописать обмен сообщениями по электронной почте с уведомлением о доставке и прочтении, а также почтовые адреса, на которые будете направлять корреспонденцию. Такие способы взаимодействия не вызывают претензий у судов.

Кроме этого, имеет смысл указать в ТД дополнительные средства связи, такие как мобильный телефон, мессенджеры, телеграф.

В ТД нужно так же зафиксировать обязанности работника читать электронные сообщения и высылать ответные, ежедневно, отвечать на телефонные звонки в рабочее время, получать на почте корреспонденцию, являться на рабочие встречи в место и время, которые назначит работодатель.

Порядок взаимодействия с дистанционным работником  нужно применять и в случаях, когда нужно взять с него объяснительную в связи с дисциплинарным проступком.

должностной инструкции работника , нужно закрепить, что он ставит в объяснительной подпись и дату, направляет скан-копию документа по электронной почте, а оригинал высылает в тот же день заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения.

Если работника нужно ознакомит с приказом о наложении на него взыскания  следует заверенную бумажную копию приказа направьте по месту жительства работника, а скан-копию  по электронной почте.

Приказ о применении дисциплинарного взыскания нужно объявить работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия сотрудника. Если работник отказывается ознакомиться с приказом, об этом составляется акт . С целью исполнения данного требования, работодателю необходимо  направьте работнику заверенную копию приказа по почте. Письмо  нужно выслать по адресу указанному в ТД для приема бумажной корреспонденции. Если в договоре такой адрес не указан , то приказ нужно направить по адресу  места жительства работника.

Кроме заверенной бумажной копии приказа работнику нужно направить   по электронной почте скан-копию приказа . Законность данного способа уведомления подтверждена судебной практикой.

Нужно заметить, что иногда дистанционный работник должен направлять работодателю оригиналы документов, например  листок временной нетрудоспособности. Это то же нужно отрозить в ТД.

В трудовом договоре с дистанционным работником имеет смысл прописать основания увольнения по инициативе работодателя (ч. 1 ст. 312.5 ТК). В этой норме прямо не сказано, что эти основания  являются дополнительными к тем, которые закреплены в ст. 71 и 81 ТК РФ. Однако правильность такого вывода подтверждается сложившейся судебной практикой.

Если  работодатель желает  использовать невыполнение какой-либо обязанности работником  как дополнительное основание его увольнения  по инициативе компании, то обязательно нужно зафиксировать такое условие в ТД. Указания только на то, что работник нарушил должностную инструкцию, для суда будет недостаточно.

Форму отчета и периодичность его предоставления  следует закрепить приказом. В таком сучае работник будет нести дисциплинарную ответственность и за несвоевременное предоставление по своей вине отчетов, и за недостоверные данные в них.

Если работодатель пожелает уволить работника по ч. 1 ст. 312.5 ТК РФ в связи с виновным нарушением срока сдачи отчета или предоставлением неверных сведений, то  ему нужно дополнительно прописать в ТД такое основание  расторжения договора.

Следует заметить, что соблюдать порядок применения дисциплинарного взыскания в этом случае не нужно.

Так как увольнение в соответствии с ч. 1 ст. 312.5 ТКРФ является один из случаев расторжения договора по инициативе работодателя, то действуют ограничения, установленные ч. 6 ст. 81, ч. 1 ст. 261 ТК. Это означает, что нельзя уволить дистанционного работника по основанию, предусмотренному в ТД, во время отпуска, больничного или беременности.

Доказать наличие основания увольнения по инициативе работодателя и обоснованность его применения должен работодатель. Поэтому работодателю нужно запастись документами, которые подтвердят правомерность расторжения договора.  На практике к таким документам, помимо трудового договора можно отнести докладные записки, акты, отчеты о проделанной работе, пояснения самого удаленного сотрудника.

Суды признавали законными такие основания увольнения, закрепленные в ТД с дистанционным работником, как невыполнение плана работы, нарушение сроков предоставления отчетов о выполненной работе, невыход на связь в установленный срок без объяснения причин, неоднократное внесение недостоверных сведений в CRM-систему работодателя, нецелесообразность дальнейшего сотрудничества (апелляционное определение Ростовского областного суда от 07.08.2018 по делу № 33–13711/2018).

Когда   работник не исполнил  свою обязанность,  работодатель может наложить на него  взыскание при  условии соблюдения требований ст. 193 ТК РФ. Если же невыполнение обязанности — дополнительное основание увольнения, ст. 193 ТК не учитывается. Не нужно прописывать в трудовом договоре дискриминационные основания увольнения, то есть такие, которые не связаны с деловыми качествами работника или особенностями самой работы.

Не следует спешить с увольнением дистанционного работника за прогул

Безопаснее будет  объявить ему  выговор, а когда работник совершит еще один проступок, уволить его по п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.

Работодателю  бывает сложно доказать отсутствие дистанционного работника на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд или в течение всего рабочего дня. Поэтому суды чаще встают на сторону дистанционных работников, уволенных по подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.

Как указано выше, работодателю  безопаснее уволить дистанционного работника за неоднократное неисполнение трудовых обязанностей. Например, если он не вышел на связь или не предоставил отчет в установленное время, объявите ему выговор. Если затем последует новый проступок,  работника уволить  по п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК с соблюдением процедуры, которая установлена ст. 193 ТК РФ.  Кроме того, прежде чем уволить работника за виновные действия, нужно оценить тяжесть его  проступка, обстоятельства, при которых он совершен, и предшествующее поведение