График отпусков
График отпусков — это локальный нормативный акт, обязательный для принятия и исполнения как работодателем, так и работниками. Это означает, что ни работодатель, ни работник не могут в одностороннем порядке изменить график отпусков.
Работодатель обязан ознакомить работников под роспись с принимаемым локальным нормативным актом- графиком отпусков одним из двух способов:
Можно использовать один из двух вариантов ознакомления работников с графиком отпусков.
1. Пускать по отделам, подразделениям ознакомительные листы. В них каждый сотрудник указывает дату ознакомления с графиком отпусков и расписывается.
2. Если в утвержденный график внесены изменения, сотрудник ставит подпись напротив даты его ухода в отпуск «Примечание».
График отпусков на новый календарный год должен быть составлен не позднее, чем за две недели до нового года.
График отпусков устанавливает очередность предоставления отпусков работникам в течение года. Этот документ обязателен и для работодателя, и для всех сотрудников.
Декабрь для работодателя — это тот месяц, когда нужно спланировать отпуска всех работников на будущий год, даже несмотря на то, что зимой мало кто задумывается об отпуске. Ведь в случае проверки ГИТ отсутствие утвержденного графика может стать причиной штрафа. Обычно на момент составления графика к нему относятся довольно формально в расчете на то, что ближе к лету даты будут скорректированы с учетом реальных планов работников. Но если в текущем году у работника не был израсходован отпуск, то он обязательно поднимет вопрос о судьбе неизрасходованных дней. Чтобы избежать дальнейших конфликтов, лучше заранее решить этот вопрос. Работодатель может пойти несколькими путями. Неиспользованные отпуска могут быть включены в общий график, либо может быть составлен дополнительный индивидуальный план для данного работника. Некоторые работодатели считают, что отпуска за прошлые годы можно не предоставлять в натуре, а просто выплатить за них компенсацию. Но такое решение будет противоречить не только ТК РФ, но и Конвенции МОТ 1970 года № 132 (далее – Конвенция, Конвенция МОТ № 132), которая прямо запрещает такие договоренности. Несмотря на то, что Конвенция действует уже 2 года, суды редко обращаются к ней. Между тем правильное понимание норм Конвенции позволило бы избежать правовых ошибок, которые допускают суды при вынесении решений.
Если график отпусков не был утвержден или была нарушена процедура его составления
Если график отпусков не утверждался или он был утвержден с нарушением законодательства виновные лица могут быть привлечены к административной ответственности по ст.5.27 КоАП РФ предусматривающая следующее наказание:- на должностных лиц — штраф от 1000 до 5000 руб.;
— на юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 руб. или их деятельность приостанавливается на срок до 90 суток.
Форма составления графика отпусков
График отпусков может быть составлен по унифицированной форме №Т-7, которая с 01.01.2013 года является не обязательной к применению, или график может быть разработан самим работодателем с учетом ст.9 Закона РФ « О бухгалтерском учете».
График отпусков подписывается начальником кадровой службы и утверждается руководителем.
Если в компании есть профсоюз, то при составлении графика нужно учесть и его мнение.
Время утверждения графика отпусков
Утвердить график отпусков на новый год должен быть утвержден не позднее 17 декабря текущего, К этому дню график должен быть составлен.
Что должно быть учтено при составлении графика отпусков
При составлении графика следует учесть специфику деятельности организации и пожелания сотрудников, а также особенные условия трудовых договоров некоторых категорий работников.
Кто может использовать отпуск в любое время
Уйти в отпуск в любое время может несовершеннолетний работник.
Уход в отпуск работников отработавших в организации менее шести месяцев
Работники недавно принятые на работу имеют право на отпуск только по истечении шести месяцев работы в организации.
Уйти в отпуск ранее шести месяцев вправе:
Работник в возрасте до 18 лет, поскольку он имеет право на отпуск в любое удобное для него время;
работник, усыновивший ребенка в возрасте до трех месяцев;
беременные женщины и женщины находящиеся в отпуске по беременности и родам могут взять ежегодный отпуск перед отпуском по беременности и родам или после него;
Работнику, работающему по совместительству, отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы.
Досрочное предоставление отпусков
Законом предусмотрены следующие случаи досрочного предоставления отпусков:
- Если работник принадлежит к льготной категории, его отпуск необходимо запланировать в графике отпусков в период до истечения срока трудового договора.
- Стороны договорились о досрочном предоставлении отпуска. В соглашении сторон может быть установлено, что отпуск предоставляется работнику до истечения шести месяцев непрерывной работы. В этом случае его отпуск необходимо включить в график отпусков. Если же такой договоренности нет, включать данного работника в график отпусков не имеет смысла, поскольку он еще не получит право на отпуск.
Трудовой договор начинается и заканчивается в текущем году. У работодателя нет оснований планировать на следующий год отпуск работника, трудовые отношения с которым завершатся до его наступления.
При увольнении работодатель обязан выплатить работнику компенсацию за неиспользованный отпуск за шесть месяцев работы.
Планирование количество дней отпуска в графике отпусков
Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска в общем случае составляет 28 календарных дней.
Некоторым категориям работников предоставляются отпуска большей продолжительности.
Такое право имеют:
— несовершеннолетние — 31 календарный день;
— работающие инвалиды (независимо от группы инвалидности) — не менее 30 календарных дней;
— педагогические работники — от 42 до 56 календарных дней;
— государственные гражданские служащие — 30 или 35 календарных дней в зависимости от занимаемой должности.
Сложение основного и дополнительного отпуска при составлении графика отпусков
Некоторой категории работников законодательством предоставляется не только основной, но и дополнительный оплачиваемый отпуск .
При расчете ежегодного отпуска дополнительный оплачиваемый отпуск суммируется с ежегодным.
Так же следует поступить и при составлении графика отпусков — суммировать продолжительность основного и дополнительного оплачиваемых отпусков.
Учебный отпуск в графике отпусков
Учебный отпуск считается целевым и никакого отношения к ежегодному не имеет.
Если работник имеет возможность одновременно работать и, например, сдавать экзамены, учебный отпуск он может не оформлять.
Если такой возможности нет, сотрудник должен представить работодателю справку-вызов и заявление о предоставлении учебного отпуска. В график отпусков учебные отпуска не вносят.
Не использованные дни отпуска
К моменту наступления нового календарного года работник может накопить отпускной стаж, дающий ему право на использование большего количества календарных дней отпуска, чем положено за отработанный год. Нужно ли этот факт учитывать при планировании отпусков?
Такие отпуска работодатель может включить в график отпусков на очередной календарный год либо предоставить их по соглашению с работником.
Включение неиспользованного отпуска в график позволяет компании более рационально распоряжаться фондом рабочего времени и соблюсти нормы трудового законодательства:
— запрещается непредставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд;
— неиспользованный отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется.
Изменение графиков отпусков
В случае необходимости в график отпусков могут быть внесены изменения. По личным обстоятельствам работник решил перенести отпуск.
Работника может быть отозван из отпуска по производственной необходимости. В таких случаях в графике должно быть указано, что работник отозван из отпуска с указанием даты и реквизиты приказа.
Бывает удобно запланировать отпуска вновь поступивших работников. Порядок внесения таких изменений в график отпусков не установлен.
В настоящее время на практике встречаются два варианта действий.
1. К действующему графику отпусков оформляют приложение — такой же лист по унифицированной форме № Т-7 с записями об отпусках новых работников. Приложение утверждает руководитель компании, предварительно согласовав с профсоюзом, если он в организации есть.
2. В действующий график отпусков, утвержденный до приема нового работника, не вносят никакие изменения (дополнения). Если новый работник соберется в отпуск, не включенный в график, он подает заявление в произвольной форме. В случае согласия руководитель издает приказ о предоставлении отпуска. Сведения об отпуске заносятся в личную карточку работника.
Администрация предприятия обязана предупредить работника о времени начала отпуска не позднее чем за две недели .
Обязанности знакомить с графиком отпусков трудовое законодательство не устанавливает. Это решение может быть принято внутри организации.