Как правильно оформить передачу денег наличными
В большинстве случаев расчеты между юридическими и между физическими лицам совершаются безналичным способом. Однако, случается когда удобнее провести расчет наличными денежными средствами... Как правильно оформлять такую передачу?
Юридические лица могут оплачивать товары (работы и услуги) наличными денежными средствами, поступающими в кассу, в пределах установленных лимитов для расчета наличными между организациями. Такие лимиты установлены Указанием Банка России от 09.12.2019 № 5348-У «О правилах наличных расчетов».
Согласно п. 4 этого указания предельная сумма для расчетов наличными деньгами составляет 100 тыс. руб. по одному договору с одним контрагентом. Такие ограничения применяются при расчетах так же между юрлицами и ИП, при бизнес-расчетах между ИП.
Расчеты между юридическим лицом/ИП и физлицом не ограничены по сумме, за исключением единственной ситуации — выплаты возмещения по договору страхования,здесь тоже требуется соблюдать лимит.
Без ограничений наличные средства можно расходовать:
1.На выплату заработной платы работникам-резидентам и выплаты социального характера;
2.Оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;
3.Выдачу средств под отчет;
4.Возврат средств за оплаченные наличными возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги;
5.Выплату денег предпринимателем самому себе на личные расходы.
На разрешенные цели можно тратить не любые наличные из кассы, а только те, что поступили:
6.От продажи товаров, работ и услуг;
7.Выплат по договорам займов, возврата основного долга, процентов и штрафов по договорам займов — если в качестве участника расчетов выступает МФО, ломбард, сельскохозяйственный кредитный потребительский кооператив, кредитный потребительский кооператив;
8.Выплаты страховых возмещений;
9.Паевых взносов — если участником расчетов является сельскохозяйственный потребительский кооператив или кредитный потребительский кооператив.
В случае несоблюдения установленного ограничения нарушителя привлекут к административной ответственности по ч. 1 ст. 15.1 КоАП в форме штрафа в размере: 40–50 тыс. руб. для организаций;
4–5 тыс. руб. для должностных лиц и ИП.
Смягчить наказание возможно, если нарушение закона не повлекло за собой материального ущерба для любой из сторон и предприниматель впервые превысил лимиты, закрепленные в указании Центробанка.
Если сумма договора превышает лимит на расчеты наличными, возможно принять сумму в пределах лимита наличными, а сумму, превышающую лимит, принять в безналичной форме. Либо разбить сумму на несколько договоров...
Порядок документального оформления кассовых операций регламентирован Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций».
Согласно п. 2 указания № 3210-У к кассовым операциям относятся прием наличных денег, включая их пересчет (приходные операции), и выдача наличности (расходные операции).
С 30.11.2020 при приеме наличных денег кассир должен проводить контроль их платежеспособности в соответствии с Указанием ЦБ от 26.12.2006 № 1778-У. Платежеспособные банкноты и монеты кассир обязан принимать. Это банкноты и монеты, не содержащие признаков подделки, без повреждений или имеющие повреждения следующего характера: банкноты: загрязненные, изношенные, надорванные, имеющие потертости, небольшие отверстия, проколы, посторонние надписи, пятна, оттиски штампов, утратившие углы, края, монеты, имеющие мелкие механические повреждения.
Кассирам запрещено выдавать банкноты, имеющие одно и более из повреждений, указанных в абз. 6–15 п. 2.9 положения ЦБ № 630 П (их нужно сдать в банк).
Поступившие наличные средства можно оставить в кассе либо перевести на банковский счет через банкомат, корпоративную карту или оператора своего банка. В графе «Назначение платежа» можно указать: «Розничная выручка».
С 01.06.2014 указанием № 3210-У был закреплен лимит остатка кассы, однако ИП и субъекты малого предпринимательства вправе не устанавливать такой лимит. ИП и субъекты малого предпринимательства также вправе не вести кассовую книгу в те дни, когда не было наличных расчетов. ИП, ведущие в соответствии с законодательством РФ о налогах и сборах учет доходов или доходов и расходов и/или иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, вправе не оформлять кассовые документы и кассовую книгу.
Организации, устанавливающие лимит, вправе самостоятельно выбирать формулу его расчета: исходя из фактических расходов наличных средств или из объема выручки. Кассовые документы можно оформлять (на выбор):
1.На бумажном носителе с заполнением от руки;
2.На компьютере с последующей распечаткой на бумажном носителе;
3.В электронном виде при условии обеспечения защиты от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации — в данном случае документы подписываются электронной подписью.
Наличные средства, полученные от юридических лиц/ИП по договору, должны проводиться через онлайн-кассу (за исключением случаев, предусмотренных ст. 2 Федерального закона от 03.07.2016 № 290-ФЗ). За нарушение этого правила грозит штраф по ч.2 ст.14.5 КоАП РФ
от 25 до 50 процентов от прошедшей мимо кассы суммы, но не менее 10 тыс. руб. — для ИП, от 75 до 100 процентов, но не менее 30 тыс. руб. — для юрлиц.
Получение наличной выручки обязывает к применению контрольно-кассовой техники. Однако возможно не применять ККТ, если:
1.Юридическое лицо/ИП осуществляет деятельность определенных видов;
2.Юридическое лицо/ИП осуществляет деятельность в условиях, затрудняющих применение ККТ.
Кто и какими документами оформляет кассовые операции
После получения наличных средств юридическое лицо/ИП должны выдать плательщику кассовый чек. Работа без чека считается нарушением закона и влечет за собой штрафы: для ИП — 2 тыс. руб., для юрлиц — 10 тыс. руб.
Для документального оформления кассовых операций также предназначены:
1.Приходный кассовый ордер (форма по ОКУД 0310001);
2.Расходный кассовый ордер (форма по ОКУД 0310002);
3.Кассовая книга;
4.Расчетно-платежная ведомость;
5.Платежная ведомость;
6.Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств, унифицированные формы которых утверждены постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88.
Кассовые операции ведет кассовый работник или иной сотрудник, на которого руководитель организации или ИП возлагает обязанности кассира. При необходимости вести кассовые операции может руководитель организации или ИП.
Кассовые документы подписывает главный бухгалтер либо бухгалтер (при их отсутствии — руководитель/ИП), а также кассир. Если документ электронный, то он подписывается электронной подписью (ЭЦП). Кассир снабжается печатью (штампом), содержащей реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции, а также образцами подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы. Кассир обязан сверять подписи с образцами, только если документ составлен не в электронном виде с ЭЦП.
Если приходный кассовый ордер (ПКО) изготовлен на бумажном носителе, кассир проверяет наличие подписи главбуха, бухгалтера или руководителя.
Кассир подписывает ПКО и на квитанции, выдаваемой контрагенту, проставляет печать (штамп). Если ПКО электронный, то кассир по просьбе контрагента отправляет квитанцию на его электронную почту.
В случае оприходования выручки, полученной с использованием ККТ, ПКО может оформляться один раз на общую сумму на основании контрольной ленты или бланков строгой отчетности онлайн-ККТ.
По каждому приходному кассовому ордеру кассир делает записи в кассовой книге (форма по ОКУД 0310004) организации. Контроль за ведением кассовой книги осуществляет главный бухгалтер или руководитель организации/ИП, если главный бухгалтер отсутствует.
Как доказать расчеты наличными
Указания в договоре на возможность расчета наличными арбитражным судам недостаточно, особенно если контрагент находится в процедуре банкротства, а вам необходимо включить задолженность в реестр требований кредиторов.
Анализ судебной практики показывает, что:
1.Допустимым доказательством платежа с использованием наличных денег является приходный/расходный кассовый ордер, квитанция к приходному кассовому ордеру, оформленная в соответствии с указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету кассовых операций;
2.К расчетам наличными денежными средствами применяется повышенный стандарт доказывания (особенно в рамках дел о банкротстве), который предполагает в том числе «необходимость вести расширенный бухгалтерский документооборот с фиксацией проводок денежных средств, а не только в квитанциях к ПКО»;
3.Необходимо раскрыть суду экономическую целесообразность оплаты задолженности по договору наличными;
4 В случаях рассмотрения споров в рамках дел о банкротстве необходимо подтвердить наличие в кассе предприятия-плательщика спорной суммы наличных денежных средств и источники их поступления.