Как удаленно обмениваться документами с работниками в условиях пандемии
Из-за пандемии многие компании отправили работников на удаленку. C такими работниками нужно подписывать документы, сообщать им о новых приказах. Отправлять по почте бумаги сейчас почти невозможно: многие отделения закрыты, гражданам запрещают выходить на улицу. Получать усиленную квалифицированную электронную подпись для каждого работника дорого. Остается только обмениваться письмами и документами по электронной почте. Как оформить такой электронный обмен, чтобы сделать переписку с работниками официальной?
Если работодатель будет переписываться с работниками на удаленке, достаточно простой электронной подписи, за исключением тех, кто подпадает под определение дистанционный работник в соответствии с нормами ТК. Простая электронная подпись — это, сама электронная почта, ключ проверки электронной подписи — это пароль доступа к почте,63ФЗ электронный документ — тело сообщения электронной почты и вложения к нему.
Чтобы переписываться с дистанционными работниками, нужна усиленная квалифицированная электронная подпись. Если у вас такой подписи нет, то, когда восстановится режим работы компаний, следует обратится в аккредитованный удостоверяющий центр.
Используйте для переписки с работниками корпоративную почту, если есть в наличии у работодателя . Когда письма отправляют с корпоративного домена, проще доказать, что они исходили от конкретных работников компании, поскольку доступ к этому домену есть только у них, в отличие от открытых доменов, где зарегистрировать почту может любой желающий.
Обмениваться документами по электронной почте удобно, поскольку не надо получать усиленные квалифицированные электронные подписи и приходить в почтовые отделения. Чтобы такой обмен документами имел юридическую силу, сторонам нужно об этом договориться в письменном виде.63ФЗ-1
Работники, которых отправили на удаленку, далеко не всегда относятся к категории «дистанционных работников». И в этом случае в переписке с ними усиленная квалифицированная подпись не нужна.
Чтобы электронная переписка была равнозначна бумажным документам с собственноручной подписью, нужно оформить два документа:
- приказ о введении электронного взаимодействия;
- соглашение об электронном взаимодействии.
Оба документа работодателю следует направить работнику в двух экземплярах. Работник должен подписать соглашение, заполнить его со своей стороны и подписать. На приказе сделать запись о том, что ознакомлен с этим документом и поставить на нем свою подпись. По одному экземпляру каждого документа работник оставляет себе, вторые экземпляры должен вернуть работодателю.
Если одна сторона направила с определенного адреса электронной почты сообщение, а вторая получила его, это будет признано подписанием документа простой электронной подписью. Это подтверждает Минкомсвязь
Работодателю так же следует отправить документы работнику курьерской службой доставки корреспонденции. Если в штате работников много, то можно сначала оформить бумаги с основными работниками, с которыми наладить электронный документооборот требуется в первую очередь. Впоследствии дополнительные работники смогут присоединяться к уже действующему соглашению, подписав и направив работодателю решение о присоединении к соглашению об электронном взаимодействии.
Как только соглашение об электронном взаимодействии заключили, документы можно отправлять уже с помощью электронной почты. Эти письма будут считаться легализованными.
В соответствии с П. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», Чобы обмениваться документами в электронной форме, в соглашении об электронном взаимодействии должно быть два основных элемента:
1.Правила, как определять лицо, которое подписывает электронный документ, по его простой электронной подписи.
- обязанность лиц, которые создают или используют ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность.
Если при исполнении трудового договора работодателю нужно выдать работнику доверенность, тогда оригинал надо отправить почтовым отправлением. Электронная почта в этом случае не подойдет
В соглашении нужно сформулировать понятие «электронный документ», перечислите и опишите документы, которыми будут обмениваться стороны. Можно указать любые документы, за исключением особо значимых, например приказов об увольнении. Кроме того, следует зафиксировать в соглашении равнозначность бумажных документов и документов, которые подписаны простой электронной подписью.
В соглашении нужно отразить, что стороны признают юридическую значимость сообщений, которые работодатель направит работникам на их адреса электронной почты, опишите права и обязанности сторон соглашения. Компания вправе добавить другие условия по своему усмотрению, поскольку в законе почти ничего нет по поводу требований к соглашению.
Если у компании есть корпоративный портал, можно таким же образом придать юридическую значимость коммуникациям в корпоративном мессенджере.( Постановление Президиума ВАС от 12.11.2013 № 18002/12).