Выдача копий документов по заявлению работника

В соответствии со ст.62 ТК РФ работодатель обязан выдать работнику, по его письменному заявлению заверенные копии документов, если речь идет о документах, связанных с работой, то есть, копии приказов о приеме на работу, переводах, увольнении, заработной плате и др... Выдавать работнику копии документов, которые являются внутренними документами компании, которые  непосредственно не связаны с его работой,  работодатель не обязан.  Например работодатель не обязан  выдавать работнику копии ЛНА. С ними работника должны лишь ознакомить под роспись.

Однако, если ЛНА затрагивает права и обязанности работника, связан с его работой, то работодатель обязан предоставить работнику по его запросу копии  таких ЛНА,  Таковыми, например, являются акты позволяющие  установить, правильно ли бухгалтерия начисляет ему зарплату.

Если работник направил заявление на получение копий документов по электронной почте, то работодатель  вправе не высылать их, если это заявление не содержит электронной подписи работника и эта электронная почта не закреплена в трудовом договоре с работником как средство связи между сторонами. В такой ситуации работодателю следует направить работнику  разъяснения, о том, что для получения копий документов, связанных с работой, сотрудник может обратиться с письменным заявлением лично либо направить по обычной почте.

По письменному заявлению работника работодатель обязан выдать ему копии документов не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления. Если работодатель пропустит установленный в законе срок,  у работника будет основание обратиться в суд с требованием обязать вас выдать документы и возместить ему судебные расходы и компенсацию морального вреда.

Если работник просит предоставить документы в меньший срок, работодатель  можете пойти ему навстречу.

Если работник не отказался от бумажной трудовой книжки, то выдавать ему справку по форме СТД-Р работодатель вправе, но не обязан. Это закреплено в ст. 66.1 ТК РФ.

Работодатель обязан выдать  документы,  связанные с работой,  не только тем, кто работает в компании, но и уволившимся работникам. Такую позицию изложил ВС в определении от 07.12.2020 № 56-КГ20-8-К9.

Бывший работник вправе запросить справку независимо от того, сколько времени прошло после увольнения. При этом, если речь идет, например, о выписке из штатного расписания, вы вправе выдать ее по состоянию на дату увольнения работника.

Когда работник  просит выдать ему копию документа, который уже в архиве, то работодатель обязан ее выдать, если архив находится на территории компании. Если  документ находится на хранении во внешнем архиве, то работодатель должен, посмотрите, что указано в договоре в отношении запроса оригиналов документов. В договоре должен быть указан  срок, в течение которого архив должен вернуть документ. Как правило, это срок более трех рабочих дней с момента обращения.

Если по договору срок, в который архив обязан вернуть документ, больше трех рабочих дней, работодателю нужно написать работнику ответ на его заявление, в котором, ссылаясь на  договор между компанией и архивом нужно указать срок, в который работодатель может выдать копию документа.

(8)