служебная командировка

Служебная командировка

Служебная командировка — это выезд работника по приказу работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Такое понятие « служебная командировка» дано в Трудовом кодексе РФ.

Понятие служебная командировка применимо только для лиц с которыми заключен трудовой договор. К лицам, состоящим в гражданско-правовых отношениях, это понятие не применимо.

Нельзя назвать служебной командировкой поездки работников организации, постоянная работа которых имеет разъездной характер или осуществляется в пути. Например, экспедиторы, курьеры, водители, торговые представители, кондукторы и др. Такие поездки называются служебными и как командировки не расцениваются.

Не каждый работник может быть направлен в командировку. Закон содержит перечень лиц, направление которых в служебную командировку запрещается. Это следующие категории работников:

•  работники в возрасте до 18 лет (за исключением работников творческих профессий, профессиональных спортсменов, работников средств массовой информации, организаций кинематографии, телевидения, коллективов соцкультбыта театров, цирка и т.п.;
•  беременных женщин ;
•  женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, а равно одиноких отцов.

Направление в командировку таких работников возможно лишь с их письменного согласия и только при условии, что это не противопоказано им по состоянию здоровья. Кроме письменного согласия женщинам, имеющие детей в возрасте до трех лет, должны быть ознакомлены под роспись с предоставленным им правом отказаться от поездки в служебную командировку ;

•  работников, с которыми заключен ученический договор, при условии, что командировка не связана с ученичеством.

Служебная командировка не может длиться сверх определенных сроков.Срок служебной командировки определяется руководителем предприятия, но он не должен превышать 40 дней, без учета времени затраченного на дорогу к месту командировки и обратно. Срок служебной командировки руководителей, специалистов, рабочих направляемых для выполнения строительных, монтажных, наладочных работ не должен быть свыше 1 года.

Если нахождение в командировке превышает указанные сроки, то эта поездка расценивается как перевод на работу в другую местность. Который во всех случаях возможен лишь с согласия работника.

Командировки за границу ограничений по времени не имеют. Однако, если работник постоянно выполняет свои трудовые обязанности за рубежом такая расценивается как направлением на постоянную работу за границу, а не как командировка.

ОФОРМЛЕНИЕ СЛУЖЕБНОЙ КОМАНДИРОВКИ

Направление в командировку должно быть надлежащим образом оформлено. Оформление служебной командировки производится путем составления ряда документов:
— издание приказа по установленной форме;
— выдача командировочного удостоверения так же по установленной форме;
— служебное задание, в котором излагается, для какой цели работник направляется в командировку и отчет о его выполнении, так же по установленным формам.
Формы таких документов утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.
В командировочном удостоверении отмечается время прибытия и убытия из места командировки.
Если при загранкомандировке отсутствует командировочное удостоверение с отметками о дате прибытия и выбытия, Факт пребывания работка в загранкомандировке может быть подтверждают отметкой в загранпаспорте, билетами, посадочными талонами, счетами из гостиницы.

С 8 августа 2015 года действует новая редакция Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение о командировках). Изменения внесены постановлением Правительства РФ от 29.07.2015 № 771.

Основанием для направления в командировку является письменное решение работодателя. На практике такое решение оформляется в виде приказа (распоряжения). Такой приказ можно оформить по унифицированной форме № Т-9  утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Однако, можно разработать и утвердить свой бланк такого приказа.

Срок пребывания работника в командировке, как и раньше, можно подтвердить проездными документами. Изменения затронули порядок подтверждения срока пребывания в командировке, если сотрудник добирался к месту командирования не общественным транспортом. Работник может добраться до места командировки и обратно:

— на служебной машине;

— личном автотранспорте;

— автомобиле, управляемом по доверенности;

— попутном транспорте.

В первых трех случаях основанием для использования этих видов транспорта является письменное решение работодателя Это решение должно быть отражено в приказе о направлении в командировку. Оно будет основанием для выдачи работнику путевого листа.

При использовании личного или арендованного автомобиля необходимо оформить дополнительное соглашение к трудовому договору об использовании личного имущества работника в служебных целях либо договор аренды.

В Положении о командировках нет прямого указания, что необходимо оформить письменное разрешение работодателя на проезд на попутном транспорте. Роструд рекомендует установить порядок пользования попутным транспортом в локальном нормативном акте компании.

Если работник ездил в командировку на автомобиле, по возвращении из командировки он должен составить служебную записку В этой записке нужно указать фактический срок пребывания в командировке. Такие рекомендации давали раньше и специалисты Роструда (письма от 15.05.2015 № 1168-6-1 и от 10.04.2015 № 831-6-1). К служебной записке работник должен приложить документы, подтверждающие срок пребывания в командировке. Их перечень будет зависеть от обстоятельств проезда и проживания в командировке.

 Документ, подтверждающий оказание услуг по проживанию в месте командирования (например, договор аренды квартиры у частного лица), должен содержать сведения, предусмотренные Правилами предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утвержденными постановлением Правительства РФ от 25.04.97 № 490.

Если нет документов на проезд и проживание работник может объяснить причину отсутствия у него документов, подтверждающих расходы на проезд и проживание. В этом случае подтвердить фактический срок пребывания в командировке можно письмом принимающей компании. В письме принимающем компании должны быть указаны начальная и конечная даты срока.

Журналы регистрации командированных работников теперь необязательны. Формы журналов учета, утвержденные приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н (далее — приказ № 739н), не отменены и пока продолжают действовать.

С 8 августа 2015 года работодатели не обязаны вести:

— журнал учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации по форме, приведенной в приложении № 2 к приказу № 739н;

— журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы по форме, приведенной в приложении № 3 к приказу № 739н.

Однако, работодатель может продолжать вести эти журналы, если принял решение и далее использовать эти формы. Действующее законодательство обязывает работодателей хранить журналы учета командированных работников в течение установленного срока.

Очевидно, что изменения, внесенные постановлением Правительства РФ от 29.07.2015 № 771, приведут к необходимости отмены Порядка и форм учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, утвержденных приказом № 739н.

Журналы учета командированных по РФ работников нужно хранить в течение 5 лет. Журналы учета работников, выбывающих в зарубежные командировки, нужно хранить в течение 10 лет.

                   ВЫДАЧА ПОДОТЧЕТНЫХ СУММ

Перед направлением в служебную командировку работнику должен быть выдан аванс на расходы связанные с командировкой. К подотчетному авансу также относится передача работнику билетов на проезд, документы на проживание в гостинице и т.п...

Работнику, направляемому в командировку за рубеж выдаются под отчет не только рубли, но иностранная валюта, чеки или делается перевод валюты на счет в страну пребывания.

Возвратившись из командировки, работник должен составить авансовый отчет по установленной форме. К отчету прилагаются документов, подтверждающих командировочные расходы.

Бухгалтерия организации проверяет авансовый отчет и приложенные к нему документы. После этого руководитель организации его утверждает, и отчет принимается к учету.

СРОК НАХОЖДЕНИЯ В СЛУЖЕБНОЙ КОМАНДИРОВКЕ.
СОХРАНЕНИЕ СРЕДНЕГО ЗАРАБОТКА

Срок нахождения в командировке исчисляется со дня выезда в командировку по день приезда на место постоянной работы.

В течении всего времени нахождения в командировке в табеле учета рабочего времени проставляется буква «К» или цифровой код «06».

За каждый день нахождения в командировке работнику причитаются суточные и оплата труда из расчета среднего заработка. Порядок расчета среднего заработка закреплен в ст. 139 ТК РФ и в Постановлении Правительства от 11.04.2003 N 213.

ГАРАНТИИ И КОМПЕНСАЦИИ РАБОТНИКУ, НАПРАВЛЕННОМУ В СЛУЖЕБНУЮ КОМАНДИРОВКУ

Трудовым кодексом РФ установленные определенные гарантии для работников направляемых в служебные командировки:
1. за ними сохраняется место работы (должность) и средний заработок;
2. работникам направленным в командировки возмещаются понесенные ими расходы связанные с командировкой.
К таким расходам относятся:
— расходы на проезд;
— расходы за проживание;
— суточные;
— иные расходы, понесенные с разрешения работодателя.

Порядок возмещения и размер командировочных расходов, закрепляется в коллективном договоре или ином локальном акте организации.
Для бюджетных организаций размер возмещения командировочных расходов закреплен законодательно.
Отсюда, в не бюджетных организациях, размер возмещения расходов за на наем жилья, проезд, суточные может составлять любую сумму, установленную в коллективным договоре.

Расходы на проезд

Расходы на проезд возмещаются работнику в размере стоимости проезда (кроме такси), в том числе страховые платежи и расходы на пользование общественным транспортом.
Для бюджетных организаций расходы на проезд установлены Постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 N 729

Расходы на наем жилого помещения

Работнику, направленному в служебную командировку возмещаются расходы на оплату проживания в гостинице и других услуг, оказываемых в них. К этим расходам относится и плата за бронирование номера.

Если работник не представит документы, подтверждающие оплату расходов по найму жилого помещения то ему возмещаются расходы не свыше 700 руб. за каждый день нахождения в командировке в России и не свыше 2500 руб. за каждый день нахождения в командировке за рубежом.

Суточные

Размер суточных для бюджетников находящихся в командировке на территории России составляет 100 руб.
Если работник по окончании рабочего дня решит, остается в месте командировки, то расходы по найму жилья ему возмещаются лишь в случае предоставления документов о найме жилья.
Размер возмещения расходов связанных с наймом жилья во время служебной командировки определяется коллективным договором или иным локальным актом организации.

Для бюджетных учреждений действуют указанное выше постановление Правительства.

Про работу в выходные дни можно почитать здесь.

Следует отметить, что  в новой редакции статьи 168 ТК РФ, действующей со 2 апреля 2014 года, даны пояснения, в каких нормативных актах определяются порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками:

• — для работников коммерческих компаний — коллективным договором или локальным нормативным актом;
• — для работников федеральных государственных органов и учреждений, внебюджетных фондов — нормативными актами Правительства РФ;
• — для работников региональных организаций и учреждений — нормативными актами органов власти субъектов РФ и местного самоуправления.