Использование работником личного транспортного средства-советы работодателю
Если у работника компании есть личный автомобиль, работодатель может предложить ему использовать свой личный автомобиль для служебных целей. В этом случае работнику нужно платить компенсацию за эксплуатацию и амортизацию транспортного средства, а также возмещать расходы, связанные с рабочими поездками, в частности, затраты на ГСМ (ст. 188 ТК РФ).
Порядок, условия и период использования личного автомобиля в служебных целях нужно отразить в допсоглашении к ТД. Это нужно, если такие же условия не указаны в самом договоре. Нужно указать, какое именно транспортное средство будет эксплуатировать работник и какие документы подтверждают право пользования автомобилем. Кроме того, отразите в допсоглашении к трудовому договору, что компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях не выплачивается за период болезни или отпуска работника.
В допсоглашении указывается:
1.марка автомобиля и его государственный регистрационный номер;
VIN-код;
2.реквизиты ПТС;
3.реквизиты документа, на основании которого работник вправе использовать автомобиль.
Следует учитывать, что в ст. 188 ТК РФ не установлено, что считать личным имуществом работника. Суды относят к такому имуществу не только то, которое находится в собственности у сотрудника, но также, например, используемое по доверенности. В допсоглашении к трудовому договору нужно закрепить размер компенсации работнику за использование личного автомобиля в служебных целях. Работодатель вправе самостоятельно разработать порядок расчета соответствующей выплаты и закрепить его в ЛНА. Например, можно указать, что размер возмещения фиксированный или же зависит от количества поездок в месяц.
Обратите внимание, что есть нормы расходов на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных автомобилей и мотоциклов (постановление Правительства от 08.02.2002 № 92, далее — Постановление № 92). Так например, для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2 тыс. куб. см включительно норма расходов составляет 1200 ₽ в месяц. Если рабочий объем двигателя свыше 2 тыс. куб. см, норма расходов — 1500 ₽ в месяц. Для мотоциклов соответствующая норма — 600 ₽ в месяц.
По мнению Минфина, компания вправе учесть в расходах для целей исчисления базы по налогу на прибыль соответствующую компенсацию работнику только в пределах норм, установленных Постановлением № 92. В эти нормы уже включено возмещение затрат, связанных с эксплуатацией автомобиля (письмо Минфина от 07.12.2017 № 03 03 06/1/81558).
Нормы, на которые предлагает ориентироваться Минфин, конечно не будут соответствовать реальным расходам работника. Однако если работодатель будет платить компенсацию в большем размере и снижать на эту сумму налог на прибыль, то велика вероятность, что налоговая его оштрафует.
Помимо компенсации за сам факт использования личного автомобиля в служебных целях нужно возмещать работнику расходы на его эксплуатацию. Их можете исчислять отдельно либо включить в размер фиксированной компенсации. В последнем случае укажите в допсоглашении к трудовому договору, что в сумму выплаты работнику за использование личного транспорта уже включены расходы на оплату ГСМ, парковки и иные расходы, связанные с рабочими поездками.
Нужно помнить, что для целей налогообложения нужны документы, которые подтвердят обоснованность расходов работника. Поэтому закрепите в допсоглашении к ТД обязанность сотрудника заполнять путевые листы, брать чеки при покупке бензина и предоставлять эти документы работодателю.
Если работник по соглашению с компанией ездит по служебным вопросам на личном или арендованном автомобиле, проводить медосмотры не нужно. Однако имеет смысл организовать специальный инструктаж по охране труда. Ведь в случае ДТП несчастный случай будет связан с производством .
Компенсацию работнику за использование личного автомобиля в служебных целях облагать страховыми взносами и НДФЛ не нужно. Это отражено в письме Минфина от 06.12.2019 № 03 04–06/94977.
Таким образом, если работник будет использовать личный автомобиль для служебных поездок, заключите допсоглашение к трудовому договору. В нем нужно указать порядок, условия и период использования личного транспорта, а также реквизиты документов на автомобиль. Пропишите размер компенсации работнику за использование личной машины и порядок возмещения расходов, связанных с рабочими поездками. Следует закрепить обязанность работника оформлять путевые листы, предоставлять работодателю чеки на оплату бензина и прочих расходов. Иначе учесть эти выплаты для целей налогообложения не сможете.
Использование услуги каршеринга
Для служебных поездок работников возможно использовать услугу каршеринга. Под ней понимают предоставление физлицам транспорта в краткосрочную аренду на основе поминутной тарификации. При этом цель поездки не должна быть связана с предпринимательской деятельностью.
Чтобы работники могли использовать каршеринг для служебных поездок, а компания — компенсировать сотрудникам затраты, примите специальный ЛНА. В нем, в частности, пропишите:
1.должности работников, которые вправе использовать каршеринг за счет компании;
2.период времени и случаи, когда работники вправе пользоваться каршерингом за счет работодателя;
3.наименование каршерингового провайдера, услугами которого обязаны пользоваться работники;
4.затраты, которые компенсирует работодатель, и расходы работников, не подлежащие возмещению;
5.документы, которые работники должны предоставлять работодателю для компенсации услуги каршеринга.
Чтобы избежать дополнительных затрат и споров с сотрудниками, укажите в ЛНА, что компания компенсирует только расходы на услугу каршеринга.
Работодатель вправе заключить с юрлицом договор аренды транспортного средства с экипажем. В этом случае дополнять трудовые договоры не обязательно. Достаточно предусмотреть в ЛНА случаи, когда работники будут использовать арендованный автомобиль. С ЛНА ознакомьте работников под роспись. Подробнее о договоре аренды транспортного средства с экипажем
В ЛНА можете закрепить следующую формулировку: «Работникам, которые используют услугу краткосрочной аренды автомобилей на основе поминутной тарификации (каршеринг), работодатель компенсирует только стоимость аренды транспортного средства в пределах лимитов, установленных настоящим Положением. Иные расходы, связанные с использованием услуги каршеринга, в том числе штрафы за нарушение правил дорожного движения, нарушение требований каршеринговой компании, утрату документов, работодатель работнику не возмещает. Если в результате ДТП или иных инцидентов, произошедших по вине работника, он произвел выплаты в пользу третьих лиц, такие расходы возмещению со стороны работодателя не подлежат».
С ЛНА, который определяет порядок использования услуги каршеринга, ознакомьте работников под роспись. При необходимости заключите допсоглашение к трудовому договору. В нем можете прописать особенности использования каршеринга конкретным работником. Например, расширить перечень случаев, когда сотрудник вправе воспользоваться услугой. Обратите внимание, что условия трудового договора не должны ухудшать положение работника по сравнению с ЛНА, иначе возможны обвинения в дискриминации и претензии ГИТ.
Для правильного расчета налогов работники должны предоставить работодателю документы, подтверждающие расходы на каршеринг: договор аренды, отчеты о поездках, платежные документы.
Заключение договора между пользователем и каршеринговой компанией происходит, как правило, путем регистрации в специальном мобильном приложении. Сам договор не персонифицированный, найти его работник может в личном кабинете того же приложения. Там же есть доступ к истории поездок и онлайн-чекам. Все эти документы работники должны предоставлять в бухгалтерию для компенсации расходов на каршеринг.
Следовательно, если планируете компенсировать работникам услугу каршеринга, разработайте специальный ЛНА. Там пропишите категории работников и случаи, когда сотрудники могут ездить на арендованном ими автомобиле за счет средств компании. Также предусмотрите обязанность работников предоставлять в бухгалтерию договор каршеринга, отчеты о поездках и онлайн-чеки.