Новые правила заполнение электронных и бумажных трудовых книжек

Минтруд принял новый порядок ведения трудовых книжек и дал ряд объяснений. Теперь упрощены правила ведения и заполнения трудовых книжек, отменено действие привычной инструкции, разработан новый порядок, а также обновлена форма самих книжек. Нововведения вступили в силу 1 сентября (приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н).
Теперь заверять записи в трудовой книжке можно не только при помощи печати работодателя, но и при помощи печати кадровой службы (п. 36 Порядка, утв. Приказом Минтруда № 320н ).
В трудовых книжках официально можно использовать оттиски и штампы для обозначения кадровых мероприятий. Выдавать бумажную трудовую книжку работникам, которые подали заявление о переходе на «сведения», нужно не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления. Тем самым Минтруд подвел черту под собственными многомесячными колебаниями относительно срока, в течение которого надлежит выдавать бумажную трудовую книжку тем, кто пожелал перейти на электронную .
Текст записи, которую нужно внести в трудовую книжку, указан в п. 35 Порядка. В графе 1 надо прописывать порядковый номер записи, в графе 2 — дату выдачи трудовой книжки. В графе 3 необходимо сделать запись: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ». В графе 4 потребуется указать словосочетание «заявление работника», дату и номер его регистрации. Пока нововведения не вступили в силу, можно использовать и другие формулировки.
Работодателю необходимо разработать свои формы книг (журналов) учета трудовых книжек и вкладышей. Утвержденная форма утратила силу. Минимальные требования к таким книгам (журналам) установлены в п. 40 Порядка.
Изменяя форму книги (журнала), нужно предусмотреть в ней отдельный столбик, в котором будете по аналогии с выдачей трудовой книжки при увольнении отмечать дату выдачи работнику трудовой книжки в связи с подачей заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности.
Если работодатель решит оставить прежнюю форму, то запись о выдаче бумажной трудовой книжки в связи с переходом на электронную делайте в графе 13. Минтруд лучше вписывать в эту графу громоздкую формулировку: «Выдана на руки на основании письменного заявления (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ Однако в законе такого требования нет, поэтому можно использовать и другие варианты. В частности, тот, который нужно вписывать в трудовую книжку с 1 сентября. Определите подходящий для вас вариант и закрепите его использование в ЛНА.
Сведения о работе по совместительству в трудовую книжку можно вносить как в хронологическом порядке, так и блоками, то есть одновременно о приеме и об увольнении, после увольнения из организации, в которой сотрудник работал по совместительству.
При увольнении работника в связи с переводом к другому работодателю в записи об увольнении в трудовой книжке следует указывать наименование юрлица или ИП, к которым уходит работник. Кроме того, как и прежде, нужно прописывать, в каком порядке осуществляется перевод: по просьбе работника или с его согласия
Работникам надо выдавать бумажные трудовые книжки новой формы (Приложение № 1 к Приказу Минтруда № 320н). В обновленных трудовых книжках и вкладышах больше страниц, которые посвящены сведениям о работе, и меньше страниц для сведений о награждениях. Содержание документов не изменилось. Обновленные книжки нужно выдавать только взамен утраченных или испорченных, так как на трудоустроенных впервые работников оформлять бумажные книжки уже не нужно.
С 1 августа необходимо отчитываться в ПФР по обновленной форме СЗВ-ТД (постановление Правления ПФР от 27.10.2020 № 769п).
ПЕРЕХОД НА НОВУЮ ФОРМУ СЗВ-ТД ПЕРЕНЕСЛИ С 1 ИЮЛЯ НА 1 АВГУСТА, НО ФАКТИЧЕСКИ ОТЧЕТ ПО НОВОЙ ФОРМЕ ПРИНИМАЮТ УЖЕ С 15 ИЮЛЯ
Подавать сведения по новой форме СЗВ-ТД работодатели должны были уже с 1 июля .
Однако в этот день срок перехода на обновленную форму перенесли на 1 августа.
Фактически же отделения ПФР начали принимать отчет по новой форме СЗВ-ТД с 15 июля.
Графа «Код выполняемой функции» есть и сейчас однако с 1 августа ее заполнение станет обязательным требованием. Одновременно изменится и код, который надо в ней отражать. Сейчас в графе пишут семизначный код, который берут из профстандарта. С 1 августа необходимо будет указывать пятизначное кодовое обозначение занятия из Общероссийского классификатора занятий ОК 010–2014 (МСКЗ-08).
Посмотреть новый код можно в самом классификаторе, ориентируясь на название группы занятий и описание обязанностей. Однако удобнее сначала заглянуть в раздел I профстандарта по должности. Там в графе «Группа занятий» можно найти четыре цифры нужного кода. Последнюю пятую цифру, или так называемое контрольное число, придется искать в классификаторе, однако, зная первые четыре цифры, это сделать гораздо проще.
Чтобы правильно заполнить СЗВ-ТД, придется перекодифицировать все должности в организации. Когда сделаете это, сохраните присвоенные коды, например, в штатном расписании (в графе «Примечание»), чтобы не искать их каждый раз заново.
Новая графа «Сведения о работодателе заполнятся ее всеми, так как она актуальна лишь при официальном правопреемстве.
В новой графе нужно указать наименование, ИНН, КПП и регистрационный номер в ПФР работодателя, чьим правопреемником является ваша компания. Подчеркнем, что речь идет именно об официальном правопреемстве. Если работник или ПФР вдруг попросит скорректировать сведения за другого работодателя, к которому ваша компания никакого отношения не имеет, не делайте этого.
Графа «Работа в районах Крайнего Севера/Работа в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера» заполнять ее нужно работодателям северных работников. В графе необходимо указать код «РКС» или «МКС». Первый код означает работу в районах Крайнего Севера, а второй — работу в местности, приравненной к районам Крайнего Севера. Обратите внимание, что речь идет о месте фактического исполнения работником, в том числе дистанционным, трудовых обязанностей, а не о месте нахождения организации-работодателя.
Графа «Отчетный период». С 1 августа этой графы в форме СЗВ-ТД не будет.