Оформление электронных трудовых книжек

Оформление электронных трудовых книжек

Поступающий на  работу может сказать неправду о том, что перешел на электронную трудовую книжку ( далее ЭТК), например, чтобы скрыть увольнение «по статье», или принести поддельную выписку, чтобы добавить себе стажа. Возникает вопрос: как выявить неправду?
Сведения о награждениях теперь полностью вычеркнуты из контекста ЭТК. Они не упоминаются ни в СЗВ ТД, ни в СТД-ПФР, ни в СТД-Р. Если работнику важно хранить эти данные для последующего предъявления по месту требования, нужно предоставить ему заверенные копии соответствующих приказов.
Кадровиков интересует, какие документы можно требовать у вновь поступающего на работу, чтобы проверить его слова о переходе на ЭТК и посмотреть весь стаж. Прежде всего нужно получить подтверждение того, что соискатель перешел на «сведения». Доказательствами этого могут быть: бумажная трудовая книжка с записью о том, что работник перешел на сведения о трудовой деятельности, выписки из электронной трудовой книжки по форме СТД-Р или СТД-ПФР с соответствующей отметкой (п. 2.3 и 3.3 Порядка, утв. приказом Минтруда 20.01.2020 23 н ).
Если соискатель заявляет, что перешел на ЭТК, но в подтверждение не может предъявить ничего из перечисленного, к его словам стоит относиться критически. В этом случае действуйте так, как будто у кандидата должна быть бумажная трудовая книжка.
Чтобы не задаваться вопросом, какие именно документы можно запрашивать у соискателей, рекомендуем закрепить в ПВТР право требовать и трудовую книжку, и «сведения», то есть выписки по форме СТД-ПФР или СТД-Р.
Формулировка для ПВТР
«В целях предотвращения ненамеренного нарушения Работодателем трудового законодательства РФ в части, связанной с расчетом страхового стажа работников, а также в целях определения соответствия квалификации лиц, поступающих на работу, предъявляемым квалификационным требованиям Работодатель имеет право требовать у лиц, поступающих на работу, трудовую книжку и сведения о трудовой деятельности за весь период работы по трудовым договорам (за исключением случаев, если данное лицо ранее не работало по трудовым договорам, то есть трудовой договор заключается им впервые)».
Указанное положение в ПВТР поможет выяснить реальный стаж работника, который уже перешел на «сведения». Одной выписки по форме СТД-ПФР или СТД-Р для этого, как правило, недостаточно. В СТД-Р отражается работа только у одного работодателя, а в СТД-ПФР кадровые мероприятия с 2020 года. С 14 декабря ПФР выдает СТД-ПФР по новой форме, в которой виден стаж и до 2020 года, но все, что есть в данной части выписки, это название компании и время работы в ней. Информацию о должностях и причинах увольнения до 2021 года посмотреть сейчас нельзя. Но в ближайшем будущем это, скорее всего, станет возможным. Работникам планируют разрешить подавать в ПФР заявление о включении в информационные ресурсы ПФР сведений о трудовой деятельности до 2020 года, записи о которых содержатся в бумажной трудовой книжке. Таким образом, если работник захочет, то в системе ПФР появятся сведения о «старых» должностях, переводах и основаниях увольнения (законопроект 1052422–7). Вероятно, после этого форму СТД-ПФР обновят и в ней также появятся эти сведения.
Пока же, чтобы увидеть «старые»  должности и основания увольнения соискателя, который перешел на ЭТК,  придется просить помимо СТД-Р или СТД-ПФР предъявить еще и бумажную трудовую книжку. Абз. 3 ч. 1 ст. 65 и ч. 3 ст. 66.1 ТК дают им такое право. Такого мнения придерживается Минтруд, а также ПФР. Задача  лишь отразить принцип об одновременном затребовании выписок и бумажной трудовой книжки в ПВТР.
Большая часть вопросов  у работников отдела кадров касается того, какие заявления может или должен написать новый работник при трудоустройстве в той или иной ситуации. Чтобы понять, как действовать, учитывайте три общих принципа.
1. У работника, перешедшего на ЭТК, в бумажной должна быть «закрывающая» запись о переходе на «сведения». Исключение дистанционные работники и внешние совместители, на которых бумажные трудовые книжки не велись.
2. Система работает по принципу «всех впускать, никого не выпускать. Перейти с бумажной трудовой книжки на электронную можно в любой момент вне зависимости от поданного или неподанного заявления, а вот обратный переход невозможен (ч. 5 ст. 2 Закона 439-ФЗ, ответы на 14-й и 20-й вопросы подраздела «Вопросы-ответы» на сайте ПФР.

  1. Если соискатель устраивается на работу впервые в жизни, он обречен на безальтернативное ведение ЭТК.Бумажная книжка ему не оформляется, заявление о выборе книжки он не пишет.
    Приведем пример. Соискатель пришел с бумажной ТК, но сразу же хочет от нее отказаться. В этом случае в бумажную ТК нужно внести «закрывающую» запись. Для этого надо получить у работника книжку и внести сведения о ней в книгу учета движения ТК.  После оформления  приема на работу нужно предложить работнику написать заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности. На шестой день работы  следует внести в ТК запись о приеме, а вслед за ней о выдаче на руки в связи с переходом на сведения о трудовой деятельности (ч. 3 ст. 66 ТК, ч. 3 ст. 2 Закона 439). Так же необходимо внести запись о выдаче и в книгу учета движения ТК (письмо Минтруда РФ от 12.02.2020 14–2/В-150).
    Если соискатель пришел трудоустраиваться без бумажной ТК и не хочет ее заводить, надо выяснить, почему он пришел без ТК. Для этого  у него надо потребовать  предъявить СТД-ПФР. Если соискатель никогда не работал, форма будет пустой. В этом случае, можно сразу начинать вести ЭТК. Бумажную оформлять не нужно. Если же в форме СТД-ПФР есть некие данные о работе, значит, соискатель по каким-то причинам хочет скрыть от вас свою ТК.
    Если  вы будете оформлять прием на работу, посмотрите СТД-ПФР. Если в форме есть отметка о том, что работник подал заявление о переходе на ЭТК, ведите только ее. Если такой отметки нет, то вам нужно будет параллельно вести ТК и в бумажном, и в электронном виде. Если соискатель бумажную ТК не приносит и заявление об оформлении новой трудовой не пишет, в трудоустройстве нужно отказать.
    Еще один вопрос, который волнует работодателей: как предостеречься от недостоверных выписок из ЭТК? Этот вопрос особенно актуален в отношении СТД-ПФР, так как форму СТД-Р работодатели, как правило, выдают в бумажном виде, и на ней есть подпись должностного лица и печать (п. 2.7 Порядка заполнения форм СТД-Р и СТД-ПФР, утв. приказом Минтруда от 20.01.2020 23 н). Форму же СТД-ПФР граждане в большинстве случаев получают по электронной почте в виде файла pdf, после чего предоставляют выписку работодателю в распечатанном виде либо в виде того же файла pdf. В этих случаях есть несколько способов, которые помогут уберечься от подделок.
    Первый это бумажный способ.  То есть вы должны потребовать от соискателя бумажную форму с подписью и печатью должностного лица ПФР или МФЦ.
    Второй- технический способ.  То есть вы должны установить программное обеспечение (программу Adobe Reader и дополнительный модуль), которое позволит проверять наличие и целостность электронной подписи в файле.
    Третий способ- организационный . То есть, вы  объясните соискателю, что после заказа «сведений» на портале госуслуг ему нужно будет повторно зайти в личный кабинет и переслать готовые формы на вашу корпоративную электронную почту. В таком случае письмо с прикрепленными файлами в формате pdf и xml вам придет непосредственно с сервера портала госуслуг, что исключает возможность подделки.

                    Новая форма трудовой книжки

    С 1 сентября 2021 года компании будут выдавать новые бумажные трудовые тем, кто трудоустраивается впервые. При этом работнику не потребуется обновлять документ, если он использует прежний. Если перешел на электронный формат — старый бумажный останется актуальным. Также новая трудовая книжка предназначена для тех, кто не переходил на сведения, чья прежняя книжка закончилась, потерялась или пришла в негодность.

    Также с 1 сентября работодателям придется разрабатывать свои книги для учета трудовых книжек и вкладышей к ним. В Роструде сообщили, что заводить новую форму книги учета нужно при необходимости, например если в старой нет места. Новый порядок закрепил срок выдачи трудовой книжки работнику, если он переходит на электронный формат. Вернуть документ нужно не позже трех рабочих дней после того, как работник подал заявление.