Оформление электронных трудовых книжек

Оформление электронных трудовых книжек

Поступающий на  работу может сказать неправду о том, что перешел на электронную трудовую книжку ( далее ЭТК), например, чтобы скрыть увольнение «по статье», или принести поддельную выписку, чтобы добавить себе стажа. Возникает вопрос: как выявить неправду?
Сведения о награждениях теперь полностью вычеркнуты из контекста ЭТК. Они не упоминаются ни в СЗВ ТД, ни в СТД-ПФР, ни в СТД-Р. Если работнику важно хранить эти данные для последующего предъявления по месту требования, нужно предоставить ему заверенные копии соответствующих приказов.
Кадровиков интересует, какие документы можно требовать у вновь поступающего на работу, чтобы проверить его слова о переходе на ЭТК и посмотреть весь стаж. Прежде всего нужно получить подтверждение того, что соискатель перешел на «сведения». Доказательствами этого могут быть: бумажная трудовая книжка с записью о том, что работник перешел на сведения о трудовой деятельности, выписки из электронной трудовой книжки по форме СТД-Р или СТД-ПФР с соответствующей отметкой (п. 2.3 и 3.3 Порядка, утв. приказом Минтруда 20.01.2020 23 н ).
Если соискатель заявляет, что перешел на ЭТК, но в подтверждение не может предъявить ничего из перечисленного, к его словам стоит относиться критически. В этом случае действуйте так, как будто у кандидата должна быть бумажная трудовая книжка.
Чтобы не задаваться вопросом, какие именно документы можно запрашивать у соискателей, рекомендуем закрепить в ПВТР право требовать и трудовую книжку, и «сведения», то есть выписки по форме СТД-ПФР или СТД-Р.
Формулировка для ПВТР
«В целях предотвращения ненамеренного нарушения Работодателем трудового законодательства РФ в части, связанной с расчетом страхового стажа работников, а также в целях определения соответствия квалификации лиц, поступающих на работу, предъявляемым квалификационным требованиям Работодатель имеет право требовать у лиц, поступающих на работу, трудовую книжку и сведения о трудовой деятельности за весь период работы по трудовым договорам (за исключением случаев, если данное лицо ранее не работало по трудовым договорам, то есть трудовой договор заключается им впервые)».
Указанное положение в ПВТР поможет выяснить реальный стаж работника, который уже перешел на «сведения». Одной выписки по форме СТД-ПФР или СТД-Р для этого, как правило, недостаточно. В СТД-Р отражается работа только у одного работодателя, а в СТД-ПФР кадровые мероприятия с 2020 года. С 14 декабря ПФР выдает СТД-ПФР по новой форме, в которой виден стаж и до 2020 года, но все, что есть в данной части выписки, это название компании и время работы в ней. Информацию о должностях и причинах увольнения до 2021 года посмотреть сейчас нельзя. Но в ближайшем будущем это, скорее всего, станет возможным. Работникам планируют разрешить подавать в ПФР заявление о включении в информационные ресурсы ПФР сведений о трудовой деятельности до 2020 года, записи о которых содержатся в бумажной трудовой книжке. Таким образом, если работник захочет, то в системе ПФР появятся сведения о «старых» должностях, переводах и основаниях увольнения (законопроект 1052422–7). Вероятно, после этого форму СТД-ПФР обновят и в ней также появятся эти сведения.
Пока же, чтобы увидеть «старые»  должности и основания увольнения соискателя, который перешел на ЭТК,  придется просить помимо СТД-Р или СТД-ПФР предъявить еще и бумажную трудовую книжку. Абз. 3 ч. 1 ст. 65 и ч. 3 ст. 66.1 ТК дают им такое право. Такого мнения придерживается Минтруд, а также ПФР. Задача  лишь отразить принцип об одновременном затребовании выписок и бумажной трудовой книжки в ПВТР.
Большая часть вопросов  у работников отдела кадров касается того, какие заявления может или должен написать новый работник при трудоустройстве в той или иной ситуации. Чтобы понять, как действовать, учитывайте три общих принципа.
1. У работника, перешедшего на ЭТК, в бумажной должна быть «закрывающая» запись о переходе на «сведения». Исключение дистанционные работники и внешние совместители, на которых бумажные трудовые книжки не велись.
2. Система работает по принципу «всех впускать, никого не выпускать. Перейти с бумажной трудовой книжки на электронную можно в любой момент вне зависимости от поданного или неподанного заявления, а вот обратный переход невозможен (ч. 5 ст. 2 Закона 439-ФЗ, ответы на 14-й и 20-й вопросы подраздела «Вопросы-ответы» на сайте ПФР.

  1. Если соискатель устраивается на работу впервые в жизни, он обречен на безальтернативное ведение ЭТК.Бумажная книжка ему не оформляется, заявление о выборе книжки он не пишет.
    Приведем пример. Соискатель пришел с бумажной ТК, но сразу же хочет от нее отказаться. В этом случае в бумажную ТК нужно внести «закрывающую» запись. Для этого надо получить у работника книжку и внести сведения о ней в книгу учета движения ТК.  После оформления  приема на работу нужно предложить работнику написать заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности. На шестой день работы  следует внести в ТК запись о приеме, а вслед за ней о выдаче на руки в связи с переходом на сведения о трудовой деятельности (ч. 3 ст. 66 ТК, ч. 3 ст. 2 Закона 439). Так же необходимо внести запись о выдаче и в книгу учета движения ТК (письмо Минтруда РФ от 12.02.2020 14–2/В-150).
    Если соискатель пришел трудоустраиваться без бумажной ТК и не хочет ее заводить, надо выяснить, почему он пришел без ТК. Для этого  у него надо потребовать  предъявить СТД-ПФР. Если соискатель никогда не работал, форма будет пустой. В этом случае, можно сразу начинать вести ЭТК. Бумажную оформлять не нужно. Если же в форме СТД-ПФР есть некие данные о работе, значит, соискатель по каким-то причинам хочет скрыть от вас свою ТК.
    Если  вы будете оформлять прием на работу, посмотрите СТД-ПФР. Если в форме есть отметка о том, что работник подал заявление о переходе на ЭТК, ведите только ее. Если такой отметки нет, то вам нужно будет параллельно вести ТК и в бумажном, и в электронном виде. Если соискатель бумажную ТК не приносит и заявление об оформлении новой трудовой не пишет, в трудоустройстве нужно отказать.
    Еще один вопрос, который волнует работодателей: как предостеречься от недостоверных выписок из ЭТК? Этот вопрос особенно актуален в отношении СТД-ПФР, так как форму СТД-Р работодатели, как правило, выдают в бумажном виде, и на ней есть подпись должностного лица и печать (п. 2.7 Порядка заполнения форм СТД-Р и СТД-ПФР, утв. приказом Минтруда от 20.01.2020 23 н). Форму же СТД-ПФР граждане в большинстве случаев получают по электронной почте в виде файла pdf, после чего предоставляют выписку работодателю в распечатанном виде либо в виде того же файла pdf. В этих случаях есть несколько способов, которые помогут уберечься от подделок.
    Первый это бумажный способ.  То есть вы должны потребовать от соискателя бумажную форму с подписью и печатью должностного лица ПФР или МФЦ.
    Второй- технический способ.  То есть вы должны установить программное обеспечение (программу Adobe Reader и дополнительный модуль), которое позволит проверять наличие и целостность электронной подписи в файле.
    Третий способ- организационный . То есть, вы  объясните соискателю, что после заказа «сведений» на портале госуслуг ему нужно будет повторно зайти в личный кабинет и переслать готовые формы на вашу корпоративную электронную почту. В таком случае письмо с прикрепленными файлами в формате pdf и xml вам придет непосредственно с сервера портала госуслуг, что исключает возможность подделки.