Аттестация работников- советы по ее оформлению
Оспорить работник сможет, если ЛНА об аттестации ущемляет его права либо компания нарушила порядок ее проведения.
Если для вашей компании аттестация обязательна, придерживайтесь НПА, которые определяют порядок проведения аттестации. В том случае, когда аттестация не обязательна , нужно соблюсти ряд рекомендаций, о которых сказано ниже.
Во-первых, необходимо конкретизировать порядок проведения аттестации. Порядок проведения аттестации в коммерческих организациях, которые не осуществляют тот вид деятельности, где аттестация обязательна, законодательно не определен. В этом случае работодатель самостоятельно определяет его в локальном акте. Например, разрабатывает положение о проведении аттестации. Если в организации есть профсоюз, то при утверждении положения нужно запросить его мотивированное мнение.
В локальном акте нужно конкретизировать все особенности проведения аттестации. Однако, положение об аттестации не должно ущемлять права работников, в противном случае суд будет ориентироваться не на локальный акт, а на положение, утвержденное постановлением ГКНТ СССР № 470, Госкомтруда СССР № 267 от 05.10.1973. Этот документ суды чаще всего берут за основу при сравнении допустимых положений в локальном акте.
Во-вторых, следует определить, кого не стоит привлекать к аттестации.
Проходить аттестацию могут все работники, каких-либо прямых законодательных запретов нет. Но если аттестацию проходят беременные женщины, сотрудники с детьми в возрасте до трех лет, одинокие родители детей до 14 лет или несовершеннолетние, то уволить их за не прохождение нельзя. В связи с этим включать их в список аттестации не имеет смысла. Такие категории освобожденных от аттестации работников надо закрепить в положении.
Кроме работников, которых нельзя уволить по инициативе работодателя, некоторые компании включают в положение об аттестации и другие категории, например женщин после декрета, молодых специалистов или недавно трудоустроенных сотрудников. Перечень таких категорий неисчерпывающий и разрабатывается организацией индивидуально. Учтите: если в положении будет закреплен такой перечень сотрудников, но компания выйдет за его рамки, суд признает аттестацию недействительной.
Не указывать категории работников, освобожденных от аттестации, в положении тоже не следует, так как работник также может попытаться оспорить аттестацию, но уже по причине дискриминации.
Составляя список работников, которых нельзя аттестовать, за основу можно взять положения, применяемые на госслужбе или в бюджетных организациях. Например, п. 22 Порядка об аттестации(утв. приказом Минобрнауки от 07.04.2014 № 276), который применяется в образовательных организациях.
В-третьих, следует соблюдать сроки ознакомления аттестуемых с графиком.
График должен утверждаться в зависимости от сроков проведения аттестации персонала. Как правило, аттестацию проводят один раз в три-пять лет. Периодичность аттестации, как и срок ознакомления работников с графиком, необходимо закрепить в локальном акте. С графиком очередной аттестации работника надо ознакомить за месяц до нее, а при внеочередной аттестации за 14 дней. Нарушать сроки, указанные в положении, нельзя, так как работник сможет оспорить результаты аттестации, полагая, что ему не предоставили достаточного времени для подготовки.
В-четвертых нужно издать приказ об аттестации и утвердить компетентную комиссию
Как правило, решение о проведении аттестации принимает руководитель организации, но это может сделать и сотрудник, в чьей компетенции находится ее назначение. В любом случае в приказе надо отразить сроки, место проведения аттестации, список сотрудников, а также основание проведения аттестации, если она внеплановая.
Кроме того нужно издать приказ о создании аттестационной комиссии. Согласовывать его с профсоюзом не обязательно, если это прямо не предусмотрено положением об аттестации.
Кого включать в комиссию, работодатель определяет самостоятельно. Исключение — если аттестация может послужить основанием для увольнения. В этом случае в состав комиссии надо включить представителя профсоюза, если он есть в компании .
Во избежание судебных споров, лучше включать в состав комиссии специалистов из сферы деятельности аттестуемого работника. Это могут быть как внутренние эксперты, так и внешние. Привлекать в комиссию директора компании или начальника аттестуемого не стоит. Их участие может привести к конфликту интересов. Если ограничивается круг лиц, включаемых в комиссию, то это нужно прописать в локальном акте.
Изменять состав комиссии без должной фиксации в документах нельзя. Так же нельзя, проводить аттестацию с нарушением минимально установленного в положении числа голосов. В таких случаях работник сможет оспорить итоги аттестации .
В-пятых, необходимо сообщить работникам об аттестации в установленный срок. ТК РФ
не определяет, в какой срок нужно предупреждать работников об аттестации. Разумный срок для предупреждения 10–14 дней. Если установить более короткий срок, то это может привести к претензиям со стороны работника об отсутствии времени для подготовки к аттестации.
Сообщать о грядущей проверке знаний следует в письменной форме, в виде уведомления... В уведомлении нужно указать основания проведения аттестации, формат, место, время. Аттестуемый должен подтвердить, что он не относится к категории работников, которых нельзя увольнять по инициативе работодателя. Иначе суд восстановит работника, и компании придется выплатить ему средний заработок за время вынужденного прогула. Форму уведомления разработайте самостоятельно и закрепите в положении об аттестации работников.
В локальном акте нужно закрепить, что работники, принятые на работу по внутреннему совместительству, проходят аттестацию по всем должностям.
В-шестых , правильно и детально вести аттестационные документы
Чтобы проверить знания работников, можно использовать тесты, кейсы или собеседование. Вопросы нужно составить так, чтобы их тематика соответствовала уровню профессиональных знаний и навыков по должности, которую занимает аттестуемый. Вопросы не должны выходить за рамки должностной инструкции или трудового договора.
В процессе аттестации нужно подробно заполнять аттестационный лист. Суды принимают его в качестве доказательства обоснованности решения по итогам аттестации.
Кроме аттестационного листа нужно вести протокол, в котором необходимо отразить всю информацию о ходе аттестации, в том числе и об оценке квалификации работника. Если работник выполнял письменное задание, следует указать на это в протоколе, а тест оформить как приложение к нему. Чем подробнее протокол будет оформлен, тем проще будет доказать в суде несоответствие работника занимаемой должности.
Решение комиссии надо занести в протокол и довести его до сведения работников под подпись в сроки, установленные положением. Если работник отказался от ознакомления, составьте акт.
В-седьмых, необходимо дать оценку профессиональному уровню работника и принять решение.
Закон не запрещает оценивать уровень подготовки работников по правилам, которые компания установит сама. Критерии оценки подразделяют на оценку квалификации и оценку эффективности. Отличие в том, какие решения принимают по итогам. По результатам оценки эффективности работника нельзя уволить, но можно перевести на вышестоящую должность или изменить зарплату. Если проводите аттестацию на соответствие занимаемой должности, оценивайте именно квалификацию работника, без учета тех качеств, которые к ней не относятся.
Если работодатель разработал собственные правила оценки работников, то ему следует проверить, чтобы они были установлены исходя из сложности работы и возложенных на сотрудника обязанностей.
Оценивать деловые качества и уровень профессиональной подготовки работников надо в совокупности. Оценивая сотрудника, работодатель должен быть готов представить суду доказательства объективности.
Итогом проведения аттестации будет либо соответствие, либо несоответствие занимаемой должности. В первой ситуации каких-либо спорных моментов не возникает, в отличие от того, когда итоги аттестации неудовлетворительные. В этом случае компания вправе уволить сотрудника на основании п. 3 ч. 1 ст. 81 ТК. Учтите, что увольнение по этому основанию — право, а не обязанность работодателя.
Если принято решение об увольнении, то работнику нужно обязательно предложить все имеющиеся вакансии, которые соответствуют его квалификации .У работника в этой ситуации есть право первого выбора.