Условия трудового договора после пандемии
После снятия ограничений и возвращения работников на свои рабочие места, работодателям следует проверить трудовые договоры и дополнить их рядом условий, которых не хватало во время самоизоляции. Эти дополнения помогут работодателям в будущем и отрегулировать работу сотрудников, которые останутся на удаленке.
Что нужно добавить?
- Условие об удаленной работе
Многие работодатели перевели своих работников на удаленку, однако так и не успели надлежащим образом оформить документы: подписать с каждым допсоглашение к трудовому договору и издать приказ об удаленке. У многих работников ухудшились показатели и трудовая дисциплина, а отреагировать на это работодатель был не в состоянии, так как в допсоглашении ответственность не прописана.
Теперь, когда работники вышли на работу имеет смысл закрепить в трудовых договорах возможность удаленной работы. В договорах нужно отразить при каких обстоятельствах работник вправе работать удаленно, а так же порядок перехода на удаленную работу. Например, указать, что работник должен согласовать условия работы с непосредственным руководителем, а после этого подать соответствующее заявление. Если инициатором является работодатель, то нужно закрепить, что администрация письменно предлагает работнику работать удаленно, а о своем решении он должен сообщить подписью на втором экземпляре предложения.
В допсоглашении следует прописать как работник будет взаимодействовать с работодателем во время удаленной работы, как часто связываться с ним. Все подробности удаленной работы в ТД можно и не прописывать. Лучше закрепить все это в правилах внутреннего трудового распорядка либо в другом локальном нормативном акте. В ТД нужно просто сделать отсылку на этот акт.
Эти изменения позволят не заключать каждый раз дополнительные соглашения. На основании заявления работника или письменного предложения с подписью о согласии работодателя издать приказ об удаленной работе, и этого будет достаточно.
Следует отметить, что работодатель не вправе снизить работнику заработную плату на время удаленной работы, если кроме рабочего места ничего не изменилось. Чтобы уменьшить зарплату, нужно прописать сокращенный функционал и уменьшить продолжительность рабочего времени.
Имеет смысл так же прописать как работодатель будет общаться с работниками.
Без условия об электронном взаимодействии сторон в трудовом договоре такая переписка не имеет юридической силы, так как не всегда можно установить, кто и с кем переписывается. Кроме того, по общему правилу все уведомления работник должен получать бумажными документами и живой подписью подтверждать, что их получил, на втором экземпляре документа или в почтовом уведомлении о вручении.
Чтобы законно передавать сотруднику юридически значимые сообщения в электронном виде, нужно закрепить в ТД условие об электронном взаимодействии сторон и издать об этом приказ. В допсоглашении надо указать, что стороны обмениваются сообщениями по электронной почте и указать адреса почты обеих сторон договора, с которых можно отправлять почту. Кроме этого нужно перечислить документы, которыми будут обмениваться стороны в электронном виде и отразить, что стороны признают юридическую значимость сообщений, которые работодатель направляет сотрудникам на их адреса электронной почты.
При отсутствии условия об электронном взаимодействии, переписка с работником юридической силы не имеет.
Работодатель может придать юридическую значимость коммуникациям в мессенджерах или на корпоративном портале. Например, если у компании есть свой внутренний сайт, на котором она публикует официальные сообщения, а сотрудники там же с ними знакомятся, выражают с ними согласие либо несогласие. Это будет приравниваться к электронным подписям сторон, если пропишете такое условие в трудовых договорах.
Пример такой записи:
«Электронный документ считается подписанным простой электронной подписью ФИО, если такой документ направлен с адреса электронной почты ( адрес) на адрес электронной почты [__________].
Для оперативной связи по рабочим вопросам Работник вправе использовать видеосвязь, текстовые сообщения и устное общение по телефону».
Судебная практика показывает, что суды признают юридическую силу электронных писем. Получение и отправка сообщения с адреса электронной почты, известной как почта компании или служебная почта ее уполномоченного сотрудника, свидетельствует о совершении этих действий самой компанией, пока она не доказала обратное.
Практика показала, что некоторые работники игнорируют электронные сообщения и ссылаются на технические неполадки. Привлечь такого работника к дисциплинарной ответственности за это работодатель не вправе, так как обязанности периодически проверять электронную почту и отвечать на сообщения у них нет.
Отсюда, необходимо отразить в ТД, что работник обязан читать электронные сообщения и высылать ответы на них ежедневно, отвечать на телефонные звонки в рабочее время. Следует так же указать дополнительные средства связи, например мобильный телефон.
Можно рекомендовать работодателю придать юридическую силу скан-копиям документов
Из-за самоизоляции, работодатели не могли получить личные подписи работников на приказах, заявлениях, уведомлениях и соглашениях. Вместо этого стороны обменивались скан-копиями документов, а также письмами по электронной почте, если работник не мог отсканировать или качественно сфотографировать документ со своей подписью для отдела кадров. Хотя во время нерабочих дней Минтруд разрешил сторонам направлять друг другу кадровые документы в отсканированном виде по электронной почте, это не препятствует трудовой инспекции признать практику незаконной в будущем. Для узаконения скан-копии документов для будущих ситуаций, когда сотрудник не сможет лично подписать кадровый документ и у него нет усиленной квалифицированной электронной подписи, советуем придать отсканированным документам или их фото-копиям юридическую силу.
Работодателю следует помнить, что он не обязан платить компенсацию за использование личного имущества в периоды, когда работник не работал, например, был в отпуске или болел. Если работодатель все же выплатит компенсацию за такие периоды, налоговая не учтет суммы в расходах по налогу на прибыль.
В ТД нужно указать размер и порядок выплаты компенсации за использование личного имущества.
На удаленке сотрудники были вынуждены пользоваться собственными компьютерами и оргтехникой, хотя обязанность обеспечить всем необходимым для работы лежит на работодателе. В такой ситуации работодатель обязан выплатить работникам компенсацию и возместить другие затраты. Размер компенсации и условия, при которых она выплачивается, нужно прописать в трудовом договоре.
Необходимо так же закрепить запрет пересылать рабочую информацию на личную почту.
Суды признают разглашением коммерческой тайны не только пересылку документов на личную электронную почту, но и передачу в облачное хранилище, владелец которого работник.
Для минимизации рисков, надо закрепить в ТД запрет переносить информацию на личный компьютер и личную почту даже для работы, а также обязанность использовать только те программы, которые установила компания. В таком случае работодатель обязан обеспечить бесперебойную работу удаленного доступа к рабочим компьютерам. Если у работодателя есть собственные стандарты безопасности, в ТД нужно сделать на них отсылку.